Ba lần xin visa Schengen qua Đại sứ quán Pháp với những bộ hồ sơ không có lợi thế về công việc, Xuân Hoà đúc kết rằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một lịch trình hợp lý có thể tạo khác biệt trong quá trình xét duyệt. Từ trải nghiệm của mình, anh đã chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp du khách lần đầu xin visa Schengen chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ.
"Đầu tiên, mình khẳng định một điều rằng xin visa Schengen không quá khó. So với visa của các nước như Úc, New Zealand, Canada và Vương quốc Anh thì visa Schengen dễ đậu hơn.
Khi bạn chưa từng đi du lịch nước ngoài, tức hộ chiếu trắng, nhưng có công việc ổn định, bạn vẫn có thể nhận được visa. Ngay cả với những người không có công ăn việc làm như mình, nhưng có lịch sử du lịch tốt thì việc đậu visa cũng không phải là điều quá khó", Xuân Hoà cho biết.
Xuân Hoà cho rằng, trong mọi trường hợp, điều quan trọng nhất vẫn là chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, qua đó giúp cơ quan lãnh sự hiểu rõ mục đích chuyến đi là du lịch và người xin visa có đủ cơ sở để quay trở lại Việt Nam sau khi chuyến đi kết thúc.
NÊN XIN VISA SCHENGEN TỪ SỚM
Visa Schengen có thể được xin trước tối đa 6 tháng so với ngày dự kiến nhập cảnh vào khu vực Schengen. Theo kinh nghiệm của Xuân Hoà, người có kế hoạch du lịch nên chuẩn bị và nộp hồ sơ trước khoảng 5-6 tháng.
Việc xin visa sớm không chỉ giúp chủ động về thời gian mà còn tạo điều kiện để người đi du lịch có thêm thời gian săn vé máy bay, đặt khách sạn và mua vé tàu với mức giá tốt. Nhân vật cho biết, tại châu Âu, nhiều hãng đường sắt có các chương trình ưu đãi khi khách mua vé trước khoảng 3-4 tháng. Trong những chuyến đi trước, anh từng mua được một số loại vé với mức giá chỉ bằng khoảng một nửa giá thông thường.
Đối với khách sạn, thời điểm từ tháng 6 đến tháng 9 thường là mùa cao điểm du lịch tại châu Âu, đặc biệt tại các điểm đến nổi tiếng như Italy, Thụy Sĩ. Việc đặt phòng trước 4-5 tháng giúp có nhiều lựa chọn hơn và mức giá cũng dễ chịu hơn so với đặt sát ngày.
Một lợi ích khác của việc chuẩn bị sớm là chủ động đặt lịch nộp hồ sơ và lấy sinh trắc học tại các trung tâm tiếp nhận. Theo nam du khách, trong những tháng cao điểm như tháng 6, 7, 8 và nửa đầu tháng 9, việc tìm được lịch phù hợp có thể khá khó khăn.
Với những người dự định du lịch châu Âu vào mùa hè, anh gợi ý nên cân nhắc nộp hồ sơ trong khoảng giữa tháng 12 đến giữa tháng 3. Đây cũng là thời điểm số lượng hồ sơ thường thấp hơn so với mùa cao điểm, qua đó giúp người nộp dễ lựa chọn lịch hẹn hơn.
NHỮNG NGUYÊN TẮC CẦN NHỚ KHI CHỌN ĐẠI SỨ QUÁN/TỔNG LÃNH SỰ QUÁN
Việc lựa chọn Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán để nộp hồ sơ cũng cần căn cứ vào lịch trình thực tế.
Xuân Hoà cho biết, trường hợp du khách chỉ đến một quốc gia trong khối Schengen, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan lãnh sự của quốc gia đó. Nếu đi nhiều nước, người xin visa cần xác định quốc gia lưu trú lâu nhất hoặc quốc gia là điểm đến chính của chuyến đi. Trường hợp thời gian lưu trú tại các nước bằng nhau và không xác định được điểm đến chính, hồ sơ được nộp tại cơ quan lãnh sự của quốc gia mà người đi dự kiến nhập cảnh đầu tiên.
Hoặc bạn cũng có thể xin visa của nước mà bạn sẽ nhập cảnh đầu tiên, cứ làm lịch trình ở nước này lâu nhất. Sau khi có visa bạn nhập cảnh và lưu trú ở nước đó 1-2 ngày rồi di chuyển sang các nước khác cũng được.
"Mình khuyên các bạn nên tuân thủ các nguyên tắc trên khi chọn Đại sứ quán/Lãnh sự quán để nộp hồ sơ. Còn sau khi có visa rồi thì, theo chia sẻ của nhiều người, vẫn có thể nhập cảnh vào 1 nước khác. Nhưng trong trường hợp này bạn cần chuẩn bị tinh thần và các giấy tờ cần thiết để giải trình về việc không nhập cảnh vào nước cấp visa", nhân vật nói.
Với cá nhân mình, Xuân Hoà cho biết cả ba lần xin visa Schengen đều lựa chọn Đại sứ quán Pháp. Anh thuộc nhóm hồ sơ tương đối đặc thù khi độc thân, làm nghề tự do, không có hợp đồng lao động, không có bảo hiểm xã hội và không sở hữu những tài sản lớn tại Việt Nam. Yếu tố anh có thể sử dụng để củng cố hồ sơ chủ yếu là lịch sử du lịch.
Từ kinh nghiệm cá nhân và tham khảo chia sẻ của những người từng xin visa, Xuân Hoà lựa chọn Pháp làm quốc gia nộp hồ sơ, đồng thời thường xây dựng hành trình với Pháp là điểm nhập cảnh đầu tiên và là nơi lưu trú lâu nhất.
Theo anh, những người có hồ sơ chưa thật sự mạnh hoặc lần đầu xin visa Schengen có thể tham khảo kinh nghiệm này. Tuy nhiên, yếu tố quyết định vẫn nằm ở tính đầy đủ, nhất quán và thuyết phục của hồ sơ.
CHUẨN BỊ HỒ SƠ
Xuân Hoà lưu ý, yêu cầu về bản dịch giấy tờ có thể khác nhau tùy cơ quan lãnh sự. Với giấy tờ song ngữ Anh - Việt, theo kinh nghiệm của nhân vật, thường không cần dịch thêm. Những giấy tờ chỉ có tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ được cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấp nhận.
Tùy yêu cầu cụ thể, bản dịch có thể phải công chứng, có xác nhận của công ty dịch thuật hoặc chỉ cần bản dịch thông thường. Vì vậy, người xin visa cần đọc kỹ hướng dẫn của cơ quan lãnh sự trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Hồ sơ cá nhân gồm hộ chiếu đang sử dụng và bản photocopy các trang có thông tin, dấu xuất nhập cảnh; hộ chiếu cũ nếu có; bản photocopy căn cước công dân; hai ảnh thẻ kích thước 3,5 x 4,5 cm; giấy tờ chứng minh nơi cư trú và giấy đăng ký kết hôn đối với người đã kết hôn.
Hồ sơ chứng minh công việc cần được chuẩn bị tương ứng với tình trạng nghề nghiệp. Người có công việc ổn định có thể cần cung cấp hợp đồng lao động, xác nhận công tác, đơn xin nghỉ phép, giấy tờ thể hiện thu nhập, bảo hiểm xã hội và những tài liệu liên quan.
Trong trường hợp của mình, Xuân Hoà làm nghề tự do nên không nộp giấy tờ chứng minh công việc. Thay vào đó, anh tập trung vào nhóm giấy tờ chứng minh tài chính.
Hồ sơ tài chính của Xuân Hoà gồm xác nhận số dư tài khoản chứng khoán có dấu xác nhận của công ty chứng khoán và sao kê tài khoản ngân hàng. Theo chia sẻ, các khoản tiền vào tài khoản ngân hàng chủ yếu được chuyển từ tài khoản chứng khoán cùng tên, trong khi các khoản tiền ra là chi tiêu hằng ngày và thanh toán vé máy bay, khách sạn.
Với người làm nghề tự do, Xuân Hoà khuyến nghị nên cung cấp sao kê ngân hàng trong thời gian tương đối dài, khoảng 6 tháng trở lên nếu có thể, nhằm thể hiện sự ổn định của dòng tiền.
GIẤY TỜ LIÊN QUAN ĐẾN CHUYẾN ĐI
Đối với vé máy bay, theo nam du khách, phần lớn cơ quan lãnh sự không yêu cầu người xin visa phải mua vé và thanh toán trước. Trong nhiều trường hợp, xác nhận đặt chỗ hoặc giữ chỗ có đầy đủ thông tin chuyến bay là đủ.
Thông tin trên xác nhận nên thể hiện họ tên người xin visa, hãng hàng không, ngày giờ khởi hành và hạ cánh, số hiệu chuyến bay và giá vé tại thời điểm đặt. Người xin visa cũng có thể ghi rõ trong thư giải trình rằng vé máy bay chưa được thanh toán và sẽ được mua sau khi visa được cấp.
Xuân Hoà lưu ý, phương án bay nên phù hợp với khả năng tài chính thể hiện trong hồ sơ. Nếu vé bay thẳng có giá quá cao, có thể cân nhắc lựa chọn chuyến bay nối chuyến với mức chi phí hợp lý hơn.
Đối với khách sạn, anh cho rằng nên có xác nhận đặt phòng cho toàn bộ các đêm trong lịch trình. Người xin visa nên ưu tiên những phòng cho phép hủy miễn phí và thanh toán sau, đồng thời lựa chọn khách sạn có vị trí thuận tiện và mức giá phù hợp với khả năng tài chính.
Ngay cả khi dự định sử dụng tàu hoặc xe buýt đêm, Xuân Hoà vẫn khuyến nghị người xin visa xây dựng hồ sơ lưu trú đầy đủ, nhất quán với lịch trình dự kiến.
Bên cạnh đó, hồ sơ cần có bảo hiểm du lịch với mức trách nhiệm tối thiểu 30.000 euro. Theo kinh nghiệm cá nhân, Xuân Hoà thường mua bảo hiểm có thời hạn dài hơn lịch trình vài ngày để chủ động hơn.
"Theo đánh giá của mình, đây là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xin visa Schengen, đặc biệt đối với những bạn xin visa Schengen lần đầu và những bạn có hồ sơ chưa đủ mạnh. Chỉ cần nhìn vào lịch trình là nhân viên Đại sứ quán/Lãnh sự quán có thể đánh giá được mục đích xin visa của bạn và bạn đã chuẩn bị cho chuyến đi như thế nào", Xuân Hoà viết.
Anh cho rằng, thay vì sử dụng nguyên một lịch trình có sẵn, người xin visa nên tự xây dựng hành trình dựa trên nhu cầu thực tế. Trước tiên cần xác định những quốc gia, thành phố sẽ đến, sau đó nghiên cứu bản đồ để sắp xếp các điểm đến theo trình tự hợp lý về mặt địa lý.
Số ngày lưu trú tại từng thành phố cũng cần được phân bổ phù hợp. Với các thành phố lớn, người đi có thể dành khoảng 4-5 đêm; những thành phố nhỏ hơn có thể từ 1-3 đêm, tùy kế hoạch.
Theo Xuân Hoà, một chuyến đi khoảng 10-12 ngày thường là khoảng thời gian tương đối phổ biến, song độ dài thực tế hoàn toàn phụ thuộc vào kế hoạch của từng người. Điều quan trọng là lịch trình phải logic và phù hợp với khả năng tài chính cũng như điều kiện công việc.
Nhân vật cũng cho rằng không nên xây dựng lịch trình quá ngắn chỉ để phục vụ việc xin visa. Một hành trình dưới 6 ngày có thể khiến kế hoạch du lịch thiếu thuyết phục. Ngược lại, chuyến đi dài ngày vẫn được chấp nhận nếu lịch trình hợp lý và người xin visa có đủ cơ sở tài chính, thời gian nghỉ phép tương ứng.
Bản thân Xuân Hoà từng xây dựng lịch trình 50 ngày ngay trong lần đầu xin visa Schengen. Theo anh, độ dài không phải yếu tố duy nhất quyết định hồ sơ; tính logic và sự nhất quán mới là điều cần đặc biệt lưu ý.
Trong lịch trình, người xin visa nên thể hiện rõ ba nhóm thông tin: các điểm tham quan theo từng ngày; thông tin khách sạn, gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email; thông tin di chuyển giữa các quốc gia hoặc thành phố, gồm hãng vận chuyển, số hiệu chuyến bay, tàu hoặc xe buýt, thời gian khởi hành và đến nơi.
Để tìm thông tin phương tiện, Xuân Hoà thường sử dụng các ứng dụng Trip và Omio. Theo anh, không nhất thiết phải nộp vé tàu, vé xe buýt hoặc vé máy bay nội khối Schengen nếu cơ quan lãnh sự không yêu cầu; chỉ cần thể hiện thông tin cần thiết trong lịch trình.
Một số chi tiết khác như địa điểm ăn sáng, ăn trưa, ăn tối hay thời gian check-in, check-out khách sạn không nhất thiết phải đưa vào lịch trình.
Bảng chi phí dự trù không phải giấy tờ bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng theo Xuân Hoà, đây là tài liệu hữu ích, đặc biệt với người lần đầu xin visa hoặc hồ sơ chưa thật sự mạnh.
Bảng này có thể liệt kê các khoản như vé máy bay khứ hồi Việt Nam - châu Âu, chi phí di chuyển trong khối Schengen, khách sạn, ăn uống, vé tham quan và các khoản phát sinh khác. Tổng chi phí dự kiến cần tương xứng với thu nhập và khả năng tài chính của người xin visa.
Bên cạnh đó, người xin visa có thể chuẩn bị cover letter, hay thư giải trình. Với những người có hồ sơ mạnh, lịch sử du lịch tốt hoặc từng đến châu Âu, tài liệu này có thể không quá cần thiết. Tuy nhiên, với những trường hợp còn điểm chưa rõ ràng, thư giải trình có thể giúp cung cấp thêm bối cảnh cho hồ sơ.
" Trong thư giải trình, bạn hãy giới thiệu về bản thân, công việc, thu nhập, mong muốn đi du lịch châu Âu và những ràng buộc khiến bạn sẽ quay trở về Việt Nam. Nói chung, bạn có những điểm mạnh nào thì hãy “khoe” ra. Còn các điểm yếu hoặc những thông tin chưa rõ ràng trong hồ sơ thì hãy giải thích cụ thể để thuyết phục nhân viên Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán.
Thư giải trình nên được viết thật ngắn gọn, tối đa 2 trang A4", Xuân Hoà chia sẻ.
ĐẶT LỊCH NỘP HỒ SƠ XIN VISA
Với hồ sơ xin visa qua Pháp, Xuân Hoà cho biết người xin visa cần tạo tài khoản và khai đơn trên hệ thống chính thức của Pháp. Tài khoản có thể tiếp tục sử dụng cho những lần xin visa sau.
Trong quá trình khai đơn, ANH lưu ý một số thông tin như mục “Place of birth” cần được ghi đúng theo hộ chiếu; địa chỉ nơi ở hiện tại cần được cập nhật theo nơi đang sinh sống. Đối với mục lựa chọn số lần nhập cảnh, người xin visa cần căn cứ vào kế hoạch thực tế.
Xuân Hoà cũng lưu ý người xin visa không thể tự quyết định thời hạn hay loại visa được cấp. Việc cấp visa single hay multiple entry, thời hạn và số ngày lưu trú phụ thuộc vào đánh giá của cơ quan lãnh sự đối với từng hồ sơ.
Nhân vật cho biết, kết quả giữa các lần xin visa có thể khác nhau. Lần đầu lựa chọn “Single entry”, anh được cấp visa multiple với thời gian lưu trú 90 ngày. Lần thứ hai lựa chọn “Multiple entries” nhưng chỉ được cấp visa single với thời gian lưu trú 30 ngày. Đến lần thứ ba, anh tiếp tục lựa chọn multiple entries và được cấp visa multiple có thời hạn 6 tháng.
Một lưu ý khác là thông tin về lần lấy sinh trắc học cần được khai chính xác theo yêu cầu của biểu mẫu. Xuân Hoà cho biết anh từng nhầm lẫn giữa ngày lấy sinh trắc thực tế và ngày được thể hiện trên visa. Sau khi hoàn tất đơn, người xin visa in đơn cùng Registration Receipt để chuẩn bị cho bước tiếp theo. Tài liệu này cũng thể hiện danh sách các giấy tờ cần nộp.
Hồ sơ xin visa Pháp được tiếp nhận thông qua trung tâm TLSContact. Người xin visa cần tạo tài khoản trên hệ thống, sử dụng mã hồ sơ trên đơn xin visa để đặt lịch.
Nhân vật lưu ý người nộp hồ sơ nên kiểm tra kỹ yêu cầu trước ngày hẹn. Việc thiếu giấy tờ có thể khiến người nộp phải đặt lại lịch hoặc phát sinh thêm chi phí nếu cần sử dụng dịch vụ bổ sung.
Trong trường hợp khai sai hoặc cần chỉnh sửa đơn, Xuân Hoà cho biết người xin visa không nhất thiết phải hủy hồ sơ và thực hiện lại toàn bộ quy trình.
Đến ngày hẹn, người xin visa thực hiện nộp hồ sơ, lấy sinh trắc học, đóng lệ phí visa và các khoản phí dịch vụ phát sinh nếu có.
Thời gian xét duyệt phụ thuộc vào từng hồ sơ và thời điểm nộp. Xuân Hoà cho biết ba lần xin visa của nam du khách lần lượt có kết quả sau 4 ngày, 2 ngày và 5 ngày làm việc, không tính ngày nộp hồ sơ.
Sau khi có thông báo kết quả, người xin visa có thể đăng ký nhận hộ chiếu qua chuyển phát hoặc trực tiếp đến trung tâm nhận kết quả theo hướng dẫn.
Trong trường hợp nộp hồ sơ theo nhóm, người đại diện cũng có thể nhận kết quả cho các thành viên khác nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về giấy ủy quyền và giấy tờ liên quan.
Từ ba lần xin visa Schengen, Xuân Hoà cho rằng không có một công thức chung bảo đảm hồ sơ được cấp visa. Tuy nhiên, việc chuẩn bị sớm, lựa chọn đúng cơ quan tiếp nhận, xây dựng lịch trình hợp lý và đặc biệt là bảo đảm sự thống nhất giữa mục đích chuyến đi, tài chính và các giấy tờ trong hồ sơ sẽ giúp người xin visa chủ động hơn trong quá trình xét duyệt.
Về khâu nhận kết quả, Xuân Hoà cho biết người xin visa có thể lựa chọn nhận hộ chiếu tại nhà hoặc trực tiếp đến Trung tâm TLScontact.
“Nếu bạn muốn nhận kết quả tại nhà thì khi nộp hồ sơ phải đăng ký dịch vụ chuyển phát nhanh”, Xuân Hoà viết.
Trường hợp muốn trực tiếp nhận kết quả, sau khi nhận được thông báo qua thư điện tử, người xin visa mang theo đầy đủ các giấy tờ được hướng dẫn khi nộp hồ sơ, cùng Căn cước công dân và một bản photocopy Căn cước công dân, không cần công chứng.
Đối với trường hợp nộp hồ sơ theo nhóm, một người có thể đại diện nhận kết quả cho cả nhóm. Khi đó, ngoài các giấy tờ cần thiết, người đại diện cần mang theo Giấy ủy quyền và một bản photocopy hộ chiếu của người ủy quyền.
Theo Xuân Hoà, mẫu Giấy ủy quyền có thể tải từ trang web của Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực TLScontact và điền trước thành hai bản. Khi đến nộp hồ sơ, người ủy quyền và người được ủy quyền phải cùng ký tên trước mặt nhân viên của Trung tâm TLScontact.