Khẳng định này đã được ông Nguyễn Hùng Sơn - Tổng Giám đốc Công ty FSI đưa ra tại hội thảo “Giải pháp số hóa trong chính quyền điện tử và văn phòng điện tử” diễn ra mới đây tại Hà Nội.
Đánh giá về tình hình ứng dụng giải pháp số hóa, ông Sơn cho hay, tại các cơ quan nhà nước, hiện có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Trong khối doanh nghiệp cũng có đến 80% đang quản lý tài liệu theo hình thức thủ công, gây tốn chi phí địa điểm, nhân sự để bảo quản tài liệu.
"Ước tính một nhân viên tốn đến 30-40% thời gian để tìm thông tin, 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu”, ông Sơn nói.
Đặt trong thực tế nói trên, việc giải bài toán bằng giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp đang được đặt ra cấp bách, nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đang dẩy mạnh năng lực cạnh tranh như hiện nay. Đối với các cơ quan nhà nước, thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 714 của Thủ tướng Chính phủ, hiện nay các cơ quan nhà nước cũng đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung (như về dân cư, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh…) và cơ sở dữ liệu chuyên ngành (cơ sở dữ liệu về tài nguyên môi trường, người có công…).
“Thế giới đang trải qua cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 với những tác động cải biến to lớn đến toàn diện nền kinh tế, xã hội. Trong guồng quay đó, mỗi công dân trở thành công dân số, mỗi doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp số và mọi chính phủ trở thành chính phủ số,…Không nằm ngoài xu hướng đó, Việt Nam cũng có những bước chuyển biến để phù hợp với thời đại và một trong những hành động đó là định hướng xây dựng chính quyền điện tử và khuyến khích xây dựng văn phòng điện tử trong thời đại số” – ông Sơn nhận định.
Theo đánh giá từ các chuyên gia, trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử và văn phòng điện tử, việc xây dựng cơ sở dữ liệu số thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống (dữ liệu lưu trữ bản cứng) là một phần vô cùng quan trọng. Hiện tại, việc xây dựng cơ sở dữ liệu còn thiếu đồng bộ, thiếu các giải pháp tích hợp, bảo mật và khai thác hiệu quả.
Là đơn vị đi đầu trong triển khai dịch vụ số hóa tại Việt Nam, trong nhiều năm hoạt động, FSI bằng năng lực, kinh nghiệm thực tiễn của mình đã xây dựng nên giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 27001:2013, và ISO 9001:2015 góp phần giảm thiểu các khó khăn trong xây dựng chính quyền điện tử và giải quyết các vấn đề lưu trữ, khai thác dữ liệu tại doanh nghiệp.
Trong hội thảo lần này, FSI giới thiệu mô hình tổng thể của giải pháp, quy trình triển khai và đặc biệt trình bày sâu về hệ thống quản trị tài liệu DocPro, giải pháp do FSI và Viện CNTT – ĐH Quốc Gia nghiên cứu phát triển (Sản phẩm 2 năm liên tiếp đạt giải Sao Khuê 2016, 22017).
Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro giúp các doanh nghiệp, bộ ban ngành quản lý và khai thác thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Các tính năng nổi bật của hệ thống gồm tính năng kết nối trực tiếp với máy scan, tính năng tách bộ, lập chỉ mục, tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học), tính năng ICR (Nhận dạng ký tự viết tay), OMR (Tính năng nhận dạng dấu tích) cùng hệ thống báo cáo, thống kê tìm kiếm khoa học và độ bảo mật cao chi tiết đến từng tài khoản sử dụng và từng thư mục sử dụng đã thu hút sự chú ý của khách mời.
Cũng trong hội thảo, FSI đã giới thiệu việc ứng dụng triển khai thực tế chính quyền điện tử và văn phòng điện tử tại một số đơn vị như: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Sở Quy hoạch Kiến trúc thành phố Hà Nội, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh, Tập đoàn Viettel – Viettel ICT, Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT, Công ty TNHH Một thành viên 129 – Ban cơ yếu chính phủ,…
Ông Lê Thành Tâm – Giám đốc trung tâm thông tin thuộc UBND tỉnh Cao Bằng nhận xét, để tìm kiếm được một văn bản, chúng tôi thường mất 1 ngày đến vài ngày hoặc thậm chí không tìm được, nên nếu áp dụng được số hóa của FSI vào tỉnh, sẽ giúp chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Ông Nguyễn Phúc Hưng – Giám đốc công ty kiểm toán Đại Dương nhận xét: Hồ sơ lưu trữ của mình khá là nhiều, và hàng năm đều tăng lên, nên chi phí lưu trữ cũng khá lớn. Giải pháp số hóa FSI trình bày mở cho mình một hướng có thể giúp cho bên mình tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ, và hệ thống hóa hồ sơ phục vụ tra cứu rất là tốt.
