Kể từ ngày 1/6, quy định về việc bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử qua máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế đã chính thức có hiệu lực đối với khoảng 37.000 hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên. Đây là bước tiến quan trọng trong công cuộc số hóa quản lý thuế, hướng tới sự minh bạch và hiệu quả hơn.
GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO HỘ KINH DOANH
Trước yêu cầu mới trong việc thực hiện nghĩa vụ về thuế của người bán hàng, bên cạnh sự hướng dẫn và hỗ trợ từ các cơ quan chức năng, các hộ kinh doanh còn nhận được sự đồng hành mạnh mẽ từ các nhà cung cấp nền tảng quản lý bán hàng. Những giải pháp công nghệ này đóng vai trò then chốt, giúp các hộ kinh doanh dễ dàng thích nghi và tuân thủ quy định mà không gặp phải rào cản kỹ thuật hay quy trình phức tạp.
Các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến như KiotViet, Sapo POS, Nhanh.vn, POS365… và nhiều nền tảng khác đã nhanh chóng tích hợp tính năng phát hành hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống của mình. Điều này có nghĩa là, thay vì phải thực hiện các thao tác riêng lẻ, hộ kinh doanh có thể tạo và phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng đang sử dụng.
Thông tin về doanh thu, mặt hàng, khách hàng sẽ tự động được đồng bộ, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức. Việc tích hợp này không chỉ đơn thuần là hỗ trợ kỹ thuật mà còn là giải pháp tổng thể, giúp các hộ kinh doanh tự tin hơn khi chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử mới.
Nhờ những giải pháp công nghệ này, việc tạo lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử không còn là gánh nặng. Thông tin giao dịch được tự động đồng bộ, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy định của cơ quan thuế. Sự đồng hành này không chỉ giúp hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ mà còn tối ưu hóa vận hành, tạo đà phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số.
Theo thống kê của Cục Thuế, Bộ Tài chính lũy kế tính đến hết ngày 31/5/2025, đã có 202.319 doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thành công, tăng 217,5% so với cuối năm 2024, với số lượng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hơn 2,3 tỷ hóa đơn.
Hưởng ứng chủ trương của Chính phủ về việc hỗ trợ thực chất và hiệu quả các hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ trong việc triển khai hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền, nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đã nhanh chóng công bố các chính sách ưu đãi hấp dẫn dành riêng cho nhóm đối tượng này.
Đáng chú ý, không ít đơn vị còn miễn phí hoàn toàn chi phí sử dụng phần mềm cho các hộ kinh doanh trong giai đoạn đầu triển khai. Chính sách này không chỉ giúp giảm bớt áp lực tài chính đáng kể mà còn tạo điều kiện thuận lợi để người kinh doanh có thể làm quen và thành thạo các công cụ quản lý hiện đại mà không cần lo lắng về chi phí ban đầu.
Điển hình như Công ty Cổ phần Công nghệ KiotViet đã nhanh chóng công bố chính sách với trọng tâm: “Đồng hành cùng hộ kinh doanh giảm chi phí sử dụng máy tính tiền”. Cụ thể, KiotViet triển khai chương trình giảm giá sâu 30% đối với phần mềm quản lý bán hàng. Theo đó, chỉ từ dưới 6.000 đồng mỗi ngày, các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm với chi phí hợp lý.
Song song với đó, khách hàng của KiotViet sẽ được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số, theo chính sách đã được công bố trước đó ngày 14/5/2025.
PHẦN MỀM BÁN HÀNG ĐƯỢC CÁ NHÂN HÓA, GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CỦA TỪNG HỘ KINH DOANH
Trao đổi với Thương gia, ông Khúc Ngọc Anh, Giám đốc Công ty TNHH Vietnampedia chia sẻ, đơn vị đang hỗ trợ cung cấp phần mềm bán hàng và triển khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, đặc biệt là người dân ở khu vực vùng sâu vùng xa trên địa bàn các tỉnh thuộc khu vực Tây Nguyên.
Ông Ngọc Anh cho biết, trong quá trình làm việc dù vui vẻ đón nhận chính sách mới nhưng nhiều hộ kinh doanh vẫn không khỏi lo sợ, đặc biệt là những người bán hàng lớn tuổi (độ tuổi 50-60) chưa từng tiếp xúc với công nghệ. "Họ lo lắng không biết cách quản lý, nhập đơn, tạo đơn hay quyết toán trên điện thoại thông minh, thậm chí họ chỉ đang sở hữu những chiếc điện thoại “cục gạch”, ông Ngọc Anh cho biết.
Ngoài ra, một khó khăn lớn là vấn đề cập nhật dữ liệu cũ, đặc biệt với những hộ kinh doanh chưa từng dùng phần mềm. “Nguyên tắc của phần mềm là phải có đầu vào mới có đầu ra, phải có nhập kho mới có xuất kho. Làm sao để đưa dữ liệu kho hàng hiện tại lên hệ thống là bài toán lớn”, ông nhấn mạnh.
Thậm chí, nhiều hộ kinh doanh còn gặp vướng mắc với việc quản lý các mặt hàng thủ công, không có hóa đơn đầu vào rõ ràng, hay những trường hợp hộ kinh doanh chủ yếu mua bán theo phương thức tự làm, tự bán.
Để giải quyết những "nỗi lo" này, Vietnampedia đã cung cấp các giải pháp hỗ trợ toàn diện gồm: Tích hợp hóa đơn điện tử sẵn có, theo đó, các hộ kinh doanh được cung cấp tài khoản phần mềm quản lý bán hàng ở dạng cơ bản, trong đó đã tích hợp sẵn hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp uy tín như Viettel cùng giải pháp thanh toán Napas/VietQR/ Visa/ Mastercard. Điều này giúp họ dễ dàng phát hành hóa đơn trực tiếp từ phần mềm bán hàng mà không cần thao tác phức tạp.
Quan trọng nhất, hiểu được thách thức lớn nhất là đưa dữ liệu ban đầu lên hệ thống, Vietnampedia cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhập liệu, giúp các hộ kinh doanh dù chưa từng dùng phần mềm vẫn có thể nhanh chóng làm chủ hệ thống. Tính linh hoạt và cá nhân hóa, đây là điểm nổi bật của giải pháp Vietnampedia. Phần mềm không bắt buộc hộ kinh doanh phải tuân theo một khuôn khổ cứng nhắc. “Chúng tôi đến gặp khách hàng trực tiếp, xem họ đang bán hàng như thế nào, giải thích những vấn đề họ đang gặp phải về nhập/xuất hàng, sau đó hỗ trợ triển khai giao diện phần mềm phù hợp nhất cho họ”, ông NgọcAnh khẳng định. Điều này đảm bảo rằng ngay cả những người lớn tuổi chưa từng tiếp xúc công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng.
Tuy nhiên, ông Khúc Ngọc Anh cũng lưu ý, một số vấn đề liên quan đến chính sách thuế như loại bỏ hóa đơn đầu vào của các sản phẩm cũ trước ngày 1/6, hay việc kê khai đối với các mặt hàng không có hóa đơn đầu vào, lại cần sự linh hoạt và hướng dẫn từ cơ quan thuế, chứ phần mềm không thể giải quyết triệt để.
Dù vậy, với sự hỗ trợ công nghệ từ các nhà cung cấp phần mềm, các hộ kinh doanh đang dần tự tin hơn trong việc chuyển đổi số, thích nghi với các quy định mới và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.