Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 310/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Nghị định mới sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 16/1/2026, với hàng loạt điều chỉnh được giới chuyên gia đánh giá là “đánh thẳng” vào các hành vi vi phạm mang tính kéo dài, lặp lại.
TỪ "PHẠT CHO CÓ" ĐẾN "PHẠT ĐỦ ĐAU"
Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất tại Nghị định 310 là chuyển cơ chế xử phạt từ phạt theo hành vi sang phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm. Đây được xem là bước đi nhằm khắc phục tình trạng “phạt cho có”, khiến nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận nộp phạt vì chi phí vi phạm thấp hơn số thuế né tránh được.
Cụ thể, đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt được chia theo từng ngưỡng: từ vi phạm 1 đến trên 100 hóa đơn.
Theo đó, trường hợp người bán không lập hóa đơn, mức thấp nhất 1-2 triệu đồng và cao nhất 60-80 triệu khi không lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ từ 50 số hóa đơn trở lên. Tiền phạt 10-30 triệu và 30-50 triệu đồng tương ứng số hóa đơn không được lập là 10-20 và 20-50 hóa đơn.
Trong khi đó, theo quy định cũ tại Nghị định 125/2020, hành vi này chỉ bị phạt tối đa 20 triệu đồng, không phân biệt số lượng hóa đơn vi phạm.
Điều này đồng nghĩa, một cơ sở bán lẻ trước đây có thể “bỏ quên” hàng trăm giao dịch mà chỉ đối diện mức phạt tối đa 20 triệu đồng, thì từ năm 2026, chỉ cần bị phát hiện 50 giao dịch không xuất hóa đơn, mức phạt đã có thể nhảy vọt lên 80 triệu đồng.
Không chỉ nhắm vào hành vi không lập hóa đơn, Nghị định 310 cũng nâng khung xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, với mức phạt dao động từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tùy theo số lượng hóa đơn và loại giao dịch.
Các trường hợp tưởng chừng “nhẹ” như hàng khuyến mại, hàng biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, trả thay lương… nếu lập hóa đơn sai thời điểm hoặc bỏ sót cũng đều có thể trở thành căn cứ xử phạt, đặc biệt khi vi phạm mang tính lặp lại.
Một điểm mới khác tại Nghị định 310 là làm rõ đối tượng bị xử phạt. Theo đó, trách nhiệm xử phạt không chỉ dừng ở người nộp thuế mà được xác định gắn với chủ thể trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
Cụ thể, trong trường hợp người nộp thuế ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện các nghĩa vụ về thuế mà pháp luật quy định bên được ủy quyền phải chịu trách nhiệm thay, thì nếu phát sinh hành vi vi phạm hành chính, chính tổ chức, cá nhân được ủy quyền sẽ là đối tượng bị xử phạt.
Tương tự, đối với các trường hợp pháp luật về thuế và quản lý thuế quy định nghĩa vụ đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế được thực hiện thay cho người nộp thuế, nếu tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thay có hành vi vi phạm thì chủ thể này sẽ chịu trách nhiệm xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định.
Đáng chú ý, trong bối cảnh áp dụng các quy định về chống xói mòn cơ sở thuế toàn cầu, các đơn vị hợp thành được giao trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung, cũng như các đơn vị được tập đoàn phân công gửi thông báo và danh sách đơn vị hợp thành thuộc diện áp dụng Nghị quyết số 107/2023/QH15, nếu vi phạm quy định tại Nghị định này, đều là đối tượng bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành.
Quy định này khép lại “khoảng trống trách nhiệm” từng tồn tại trước đây, đồng thời buộc doanh nghiệp phải thận trọng hơn trong việc lựa chọn và giám sát các đơn vị dịch vụ kế toán, đại lý thuế.
Bên cạnh nội dung xử phạt, Nghị định 310 cũng quy định rõ nguyên tắc chuyển tiếp nhằm bảo đảm tính ổn định pháp lý. Các hành vi vi phạm đã kết thúc trước thời điểm nghị định có hiệu lực sẽ tiếp tục áp dụng quy định cũ.
Ngược lại, những hành vi vi phạm đang diễn ra nhưng bị phát hiện sau ngày 16/1/2026 sẽ được xử lý theo khung chế tài mới, với mức phạt cao hơn đáng kể. Điều này đồng nghĩa, các doanh nghiệp không còn nhiều “thời gian an toàn” để trì hoãn việc rà soát và điều chỉnh quy trình xuất hóa đơn.
Tổng thể, so với Nghị định 125/2020, Nghị định 310/2025 không chỉ đơn thuần là nâng mức phạt, mà là một sự thay đổi có tính cấu trúc trong cách tiếp cận quản lý thuế.
Khi mức xử phạt được thiết kế gắn chặt với quy mô vi phạm, mọi sai sót mang tính hệ thống đều có thể bị quy đổi thành chi phí rất lớn. Trong bối cảnh đó, việc tuân thủ quy định về hóa đơn không còn là lựa chọn, mà đã trở thành điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và vận hành bền vững.
DOANH NGHIỆP BUỘC PHẢI THAY ĐỔI TƯ DUY TUÂN THỦ
Theo các chuyên gia, Nghị định 310/2025 không đơn thuần là một văn bản nâng mức xử phạt, mà là dấu mốc cho thấy cách tiếp cận mới trong quản lý thuế, khi hành vi vi phạm về hóa đơn được nhìn nhận trên bình diện tổng thể, gắn với quy mô và tính lặp lại, thay vì xử lý rời rạc từng lỗi nhỏ.
Theo bà Nguyễn Thị Minh Anh, chuyên gia tư vấn thuế độc lập, trong bối cảnh hiện nay, việc “né” xuất hóa đơn ngày càng khó khả thi. Công tác kiểm tra không còn phụ thuộc chủ yếu vào kiểm tra thủ công, mà được thực hiện đồng thời trên nền tảng dữ liệu lớn và các hệ thống công nghệ quản lý thuế.
Vị chuyên gia này phân tích, cơ quan thuế có thể đối chiếu tự động dữ liệu từ máy tính tiền, phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống đơn hàng trên sàn thương mại điện tử với dữ liệu hóa đơn điện tử. Song song đó là việc khai thác các nguồn dữ liệu liên thông như thanh toán không tiền mặt, quy mô cửa hàng, lượng hàng tồn kho, số lao động và cả dữ liệu khai thuế của người mua.
“Khi dữ liệu đã được truy vết theo thời gian thực, việc bỏ sót hay cố tình không lập hóa đơn rất dễ bị phát hiện, và số lượng hóa đơn vi phạm sẽ là căn cứ trực tiếp để áp mức phạt cao theo Nghị định 310”, bà Minh Anh nhấn mạnh.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên nền tảng số và thương mại điện tử, nơi giao dịch phát sinh trên nhiều kênh khác nhau, chuyên gia này cho rằng yêu cầu tuân thủ cần được đặt ở mức nghiêm ngặt hơn bao giờ hết.
Những sai sót tưởng như nhỏ, nếu lặp lại trong thời gian dài, hoàn toàn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức xử phạt lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng, chưa kể rủi ro bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu giá trị thuế trốn vượt ngưỡng theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Bên cạnh đó, bà Minh Anh nhận định việc chuyển từ phạt theo hành vi sang phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm đã đánh trúng các lĩnh vực có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, F&B và dịch vụ tiêu dùng.
“Chỉ một sai sót mang tính hệ thống, nếu kéo dài, cũng đủ để bào mòn toàn bộ lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi đó, vi phạm hóa đơn không còn là chi phí rủi ro có thể chấp nhận”.
Nghị định 310 gửi đi thông điệp rõ ràng rằng doanh nghiệp buộc phải thay đổi tư duy: tuân thủ hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà là một phần của quản trị rủi ro và quản trị chi phí. Việc tiếp tục dựa vào nhân sự nhập liệu thủ công, hoặc tách rời hệ thống bán hàng, thanh toán và hóa đơn điện tử, sẽ làm gia tăng nguy cơ sai sót và đẩy doanh nghiệp vào thế bị động khi cơ quan thuế kiểm tra.
Mặt khác, vị chuyên gia này cũng lưu ý, nhiều vi phạm về hóa đơn trong thực tế không xuất phát từ hành vi cố tình, mà do nhận thức chưa đầy đủ hoặc quy trình nội bộ thiếu đồng bộ.
Những lỗi phổ biến có thể kể đến như chỉ lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu, lập hóa đơn chậm do hết giờ làm việc của bộ phận kế toán, hoặc nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm phải lập hóa đơn.
Đặc biệt, với các đơn hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội, không ít người bán chờ đến khi sàn thanh toán tiền mới xuất hóa đơn, trong khi theo quy định, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Từ thực tiễn đó, chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả người dân kinh doanh nhỏ lẻ cần sớm rà soát lại toàn bộ quy trình bán hàng – lập hóa đơn. Giải pháp cốt lõi không nằm ở việc tăng thêm nhân sự, mà ở tự động hóa và liên thông dữ liệu.
Việc đầu tư hệ thống bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối trực tiếp với nền tảng thanh toán và quản lý đơn hàng, được đánh giá là chi phí thấp nhưng hiệu quả cao, giúp giảm thiểu rủi ro bỏ sót hóa đơn và tránh bị dồn vi phạm trong một kỳ kiểm tra.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý các giao dịch không phát sinh doanh thu như hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ hay trả thay lương cho người lao động.
Theo quy định mới, nếu bỏ sót hóa đơn cho các giao dịch này, mức xử phạt vẫn có thể rất nặng. Trong khi đó, Nghị định 310 cũng mở ra cơ chế khuyến khích tự giác tuân thủ, cho phép người nộp thuế chủ động phát hiện sai sót, kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra để được miễn xử phạt hành chính.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu và công nghệ, lựa chọn an toàn và bền vững nhất đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh không phải là tìm cách “lách”, mà là đầu tư bài bản vào hệ thống, chuẩn hóa quy trình và coi việc xuất hóa đơn đúng – đủ – đúng thời điểm là nguyên tắc bất biến trong hoạt động kinh doanh.
