Khi đại dịch Covid-19 bùng phát tại Việt Nam, cũng như các trung tâm ngoại ngữ khác trên cả nước, 43 cơ sở dạy học của VUS đột ngột phải chuyển sang hình thức học tập trực tuyến. Thật may mắn là VUS đã triển khai nền tảng cộng tác Microsoft 365 dành riêng cho giáo dục trên toàn bộ hệ thống trước đó nên gần 1.400 nhân viên đã không gặp phải khó khăn gì trong các đợt giãn cách xã hội. Tuy nhiên, VUS vẫn ghi nhận sự sụt giảm số lượng học viên ghi danh trong khi chi phí đầu tư cho các nền tảng công nghệ tại chỗ (on-premise) vẫn giữ nguyên.
Trước những khó khăn này, ban lãnh đạo VUS thấy rõ sự cấp thiết của việc chuyển đổi toàn bộ nền tảng công nghệ on-premise lên đám mây (cloud) để cắt giảm chi phí và đảm bảo sự phát triển bền vững lâu dài. Với những trải nghiệm thành công cùng Microsoft 365 trước đại dịch, VUS tiếp tục tin tưởng vào các giải pháp của Microsoft và lựa chọn nền tảng đám mây Microsoft Azure và các giải pháp Dynamics 365, Power BI và Power Apps để số hóa toàn bộ hệ thống.
“Nếu không có Microsoft thì dịch bệnh sẽ là một khoảng thời gian vô cùng khó khăn với chúng tôi,” ông Nguyễn Phước Tấn, Giám đốc Công nghệ thông tin của VUS (Trung tâm Anh Văn Hội Việt Mỹ) chia sẻ.
“Một hệ sinh thái có thể mở rộng theo nhu cầu phát triển là rất quan trọng đối với một trung tâm đào tạo, đặc biệt trong bối cảnh bất ổn. Để kiểm soát được những biến động này, chúng tôi đã quyết định chuyển tất cả cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin lên đám mây Azure với hình thức đăng ký định kỳ, để chúng tôi có thể cắt giảm được những chi phí tốn kém cho cơ sở hạ tầng cũng như nắm rõ được số lượng người dùng trong hệ thống theo thời gian thực,” ông Tấn cho biết.
Bên cạnh việc chuyển lên Azure, VUS cũng nâng cấp hệ thống và quy trình quản lý tài chính và kế toán. Trước đây, bảng lương được tính thủ công qua các trang tính. Việc quản lý ngân sách và mua hàng cũng chủ yếu phụ thuộc vào các thủ tục giấy tờ nhập tay, dữ liệu không được lưu trữ tập trung, khiến cho việc dự trù và phê duyệt chi phí trở nên đầy thách thức. Tuy nhiên, những vấn đề này đều được giải quyết khi chuyển sang sử dụng Dynamics 365 F&O.
“Hiện chúng tôi dễ dàng nhập và xem các đơn bán hàng, đơn mua hàng và hóa đơn. Bộ phận tài chính sử dụng nền tảng số để nhập toàn bộ dữ liệu tài chính. Mọi thứ được lưu trữ tại một nơi. Cuối mỗi tháng, khi bộ phận kế toán và tài chính xem báo cáo, họ sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của cả công ty một cách chính xác và dễ dàng,” ông Tấn nói.
Khi chuyển lên nền tảng đám mây, mọi dữ liệu từ 43 cơ sở dạy học của VUS trên toàn quốc đều được hợp nhất tại một kho lưu trữ dữ liệu. “Với Dynamics 365 F&O và Power BI, chúng tôi dễ dàng truy xuất những dữ liệu này với độ chính xác và thống nhất cao, từ đó hỗ trợ rất lớn trong việc đưa ra quyết định cho các bộ phận kinh doanh. Đặc biệt, số lượng học viên có thể tăng thêm 30% so với trước đây,” ông Tấn nói thêm.
Ngoài ra, nhờ có các công cụ mới của nền tảng phát triển ứng dụng Power Apps, VUS có thể phát triển các ứng dụng một cách đơn giản, hiệu quả hơn và rút ngắn thời gian xuống còn 50%, điều này khác xa so với cách làm trước đây.
Đối với ông Tấn, Microsoft là lựa chọn hiển nhiên nhất cho quá trình chuyển đổi số của VUS. “Azure là một trong những lý do chính khiến chúng tôi lựa chọn Microsoft. Nền tảng tạo ra một hệ sinh thái hữu ích, dễ tích hợp nên khiến việc học trở nên đơn giản hơn. Việc tương tác với người dùng cũng tốt hơn khi nhân viên đều đã quen với các công cụ của Microsoft,” ông Tấn chia sẻ.
Lợi ích của nền tảng dành cho các nhà giáo dục của Microsoft không chỉ dừng lại với VUS và giảng viên của họ. Nền tảng này đã giúp thay đổi trải nghiệm của người học. Năm năm trước, trung tâm hoạt động đơn giản, học viên chỉ học trên giấy. Hiện nay, VUS đã phát triển thành một hệ thống trung tâm được hợp lý hóa quy trình với mọi thứ được lưu trữ an toàn trên đám mây. “Microsoft không chỉ giúp chúng tôi cộng tác thông qua các công cụ của bên thứ ba để hỗ trợ học tập. Họ còn cung cấp cho chúng tôi công cụ để bảo vệ dữ liệu cũng như theo dõi liên lạc. Nếu một học viên mất thiết bị học tập của mình, chúng tôi có thể vô hiệu hóa tài khoản từ Microsoft, tất cả dữ liệu của họ sẽ được bảo vệ và học viên cũng không hề mất quyền truy cập vào dữ liệu của mình,” ông Tấn chia sẻ.
