1. Rà soát khối lượng công việc để điều chỉnh nhân sự, chi phí về mức tinh gọn và tối ưu nhất, ít nhất là trong quý tiếp theo
Trong giai đoạn này, một số công việc DN có thể xem xét điều chỉnh, cắt giảm, tạm dừng như chi phí phát triển thị trường, quảng cáo, tiếp cận khách hàng mới, để đầu tư cho các hoạt động chăm sóc khách hàng chiến lược. Chúng ta cũng có thể cắt khoản chi phí thuê văn phòng nếu thấy không cần thiết vì thời điểm dịch bệnh đa số DN cho phép nhân viên làm việc online. Chi phí dành cho tài sản cố định như ô tô, trang thiết bị cho văn phòng nên tạm thời gác lại. Còn những chi phí hỗ trợ tạo ra doanh thu cho DN thì nên được ưu tiên hơn cả.
Về mặt nhân sự, đây cũng là thời điểm mỗi DN cần rà soát và tối ưu bộ máy tổ chức, đánh giá nghiêm túc về nhân sự, hiệu quả lao động. DN có thể tinh chỉnh bộ máy cho gọn nhẹ hơn, điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận để đảm bảo cân bằng về công việc cho các vị trí và có chính sách để giữ chân nhân tài và hiền tài phù hợp.
2. Tập trung chăm sóc tốt khách hàng hiện có theo hướng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, củng cố gắn kết giữa DN và khách hàng
Một nghiên cứu của Cục quản lý các DN nhỏ cùng với Phòng Thương mại Hoa Kỳ cho rằng chi phí để có được một khách hàng mới tốn gấp 5-7 lần so với chi phí duy trì khách hàng hiện có. Trường Kinh doanh (Harvard School of Business) cũng công bố, cứ tăng tỷ lệ duy trì khách hàng lên 5% thì có thể tăng lợi nhuận lên đến 25% -95%.
Nếu DN bạn có thể ra mắt một sản phẩm phù hợp, giúp ích cho việc mở rộng tệp khách hàng mới trong thời điểm này như: các gói bảo hiểm sức khỏe chống dịch Covid-19, các sản phẩm khám bệnh online, các sản phẩm giao hàng online,… thì hẵng nghĩ đến việc đẩy mạnh quảng cáo. Nếu không hãy tập trung vào việc hoàn thiện các sản phẩm hiện có và chăm sóc tốt tập khách hàng cũ của DN bạn.
Đây cũng là thời điểm quan trọng để củng cố mối quan hệ giữa DN với khách hàng. Mỗi nhân viên là một đại sứ thương hiệu của công ty. Thông qua nhân viên của mình, DN hãy thể hiện sự quan tâm, chăm sóc tốt nhất đến khách hàng. Hãy chủ động đưa ra các đề xuất, giải pháp hỗ trợ khách hàng trong khả năng của mình như: chia sẻ kinh nghiệm chống dịch của DN mình, gia hạn thêm một số tiện ích của dịch vụ khách hàng cần mà không tính phí trong giai đoạn này, …
Tinh thần làm việc, nỗ lực hết mình vì khách hàng là cơ sở để duy trì lượng đơn đặt hàng tối thiểu trong thời kỳ suy thoái. Hãy cùng với nhân viên của mình thể hiện sự quan tâm của người đứng đầu DN với đối tác của mình qua các cuộc điện thoại, tin nhắn hay email.
3. Liên hệ ngay với các nhà cung cấp, đối tác, thầu phụ trong cùng chuỗi cung xem dịch bệnh làm ảnh hưởng đến luồng giao dịch giữa DN và họ như thế nào để tìm cách ứng phó
Dịch bệnh xảy ra có thể khiến các hoạt động giao thông vận tải bị gián đoạn đặc biệt là giao thương quốc tế khi nhiều quốc gia chính thức phải đóng cửa biên giới để kiểm soát dịch. Nên nắm thông tin về đối tác, nhà cung cấp của bạn xem có bị ảnh hưởng không. Nếu có hãy lên các phương án đảm bảo nguồn cung như: Bổ sung nhà cung cấp, dự kiến hàng bán và lên kế hoạch nhập sẵn, tìm kiếm các nguyên liệu có thể thay thế tạm thời...
4. Tập trung cho đào tạo, huấn luyện nhân sự nâng cao tính chuyên nghiệp và kỷ luật
Thời điểm này, chúng ta có nhiều thời gian hơn cho hoạt động hoàn thiện bộ máy nội bộ. Hãy đầu tư nhiều thời gian, công sức cho việc nâng cao chất lượng nhân sự để nhân sự nâng cao kỹ năng, chuyên môn, trình độ, tính chuyên nghiệp và kỷ luật.
Các khóa học online rất thuận tiện DN của bạn có thể tổ chức thường xuyên mà vẫn đảm bảo an toàn trong thời dịch bệnh. Bên cạnh các khóa học của công ty hãy khuyến khích nhân sự chủ động học tập thêm các kỹ năng mới, để có thể kiêm nhiệm các công việc mới trong tương lai.
5. Lập quỹ tích lũy, dự phòng rủi ro cho DN
Đối với phép thử về quản trị rủi ro, các bạn có thể thấy các DN trong lúc phát triển cao nhất đều nắm được tính rõ ràng về sự rủi ro luôn rình rập. Vì vậy, DN luôn có quỹ dự phòng, chu cấp dành cho các thời điểm khủng hoảng và các "vấn nạn đi cùng". Đừng phụ thuộc vào bất kỳ bên thứ ba nào khi khủng hoảng xảy ra.
Các quỹ dự phòng bạn có thể tham khảo: quỹ dự phòng tiền lương, quỹ dự phòng tiền mặt cho hoạt động kinh doanh tròng vòng 6 tháng…
6. Lập ra kịch bản xấu nhất với DN mình và diễn tập cho kịch bản đó
DN hãy tiến hành phân tích đầy đủ, kỹ lưỡng thách thức, cơ hội, thuận lợi cũng như khó khăn của DN mình để đưa ra các kịch bản kinh doanh tương ứng với các kịch bản dịch bệnh Covid-19 có thể xảy ra. Mỗi DN nên chuẩn bị cho mình nhiều hơn 3 kịch bản để chủ động ứng phó với dịch bệnh.
Hãy nghĩ đến kịch bản tiêu cực nhất có thể xảy ra ví dụ như dịch bệnh bùng phát, lây lan mạnh, các biện pháp ngăn chặn dịch bệnh không có hiệu quả, dẫn đến hệ lụy rất xấu như: DN phải cắt giảm nhân sự, DN không đủ nguồn vốn đi chi trả lương cho nhân viên,... thậm chí dịch bệnh làm DN không thể duy trì hoạt động, để từ đó không bị bị động nếu nó xảy ra.
Sau khi có kế hoạch hãy diễn tập nó và tiếp tục điều chỉnh hoàn thiện trước khi áp dụng trên diện rộng.
