Trước đó, trong 2 ngày 18 - 19/7, Sở Tư pháp Hà Nội phối hợp với Sở TT&TT Hà Nội đã tổ chức tập huấn DVC trực tuyến mức độ 4 - Cấp bản sao trích lục hộ tịch cho 450 học viên từ 16 đơn vị quận, huyện; sau khi đã triển khai thí điểm tại quận Long Biên năm 2017. Các học viên được bồi dưỡng chuyên sâu về quy trình DVC mức độ 4 cấp bản sao trích lục hộ tịch; giới thiệu quy trình dịch vụ chuyển phát kết quả giải quyết thủ tục hành chính công mức 4; hướng dẫn sử dụng DVC mức 4 trên phần mềm ESAMS (hệ thống quản lý chính quyền điện tử).
Theo đó, công dân đăng ký dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 bằng các thao tác sau:
Truy cập vào Cổng dịch vụ công trực tuyến TP. Hà Nội tại địa chỉ https://egov.hanoi.gov.vn, chọn dịch vụ công mức 4 – cấp bản sao trích lục hộ tịch và chọn cơ quan giải quyết (UBND cấp huyện hoặc cấp xã) theo nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây; 2/Điền thông tin đầy đủ tại tờ khai điện tử theo hướng dẫn; 3/Chụp ảnh/scan các giấy tờ theo hướng dẫn và đính kèm mẫu tờ khai điện tử theo yêu cầu; 4/Đăng ký địa chỉ, thời gian nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.
Cơ quan nhà nước tiếp nhận, giải quyết TTHC ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ chuyển kết quả giải quyết vào ngày làm việc tiếp theo. Việc thực hiện dịch vụ công mức độ 4 thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, xã trên địa bàn TP nhằm góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, phục vụ tốt hơn yêu cầu của công dân, tổ chức.
Với việc thực hiện dịch vụ công mức độ 4, công dân có thể thực hiện nhanh chóng, thuận tiện bằng việc đăng ký nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng Internet và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ cung cấp, không phải đến cơ quan nhà nước để thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
Trước đó, chuẩn bị cho việc triển khai, Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông tin – truyền thông đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ triển khai dịch vụ công mức độ 4 – cấp bản sao trích lục hộ tịch cho công chức tư pháp, một cửa cấp huyện, xã của 16 đơn vị (gồm 11 quận, 5 huyện: Gia Lâm, Quốc Oai, Ứng Hòa, Mỹ Đức, Phú Xuyên).
Sở Tư pháp cũng đã có văn bản gửi UBND các quận, huyện, thị xã chỉ đạo phòng tư pháp rà soát, cụ thể hóa nội dung tuyên truyền phù hợp, giúp người dân thuận tiện trong việc lựa chọn cơ quan thực hiện dịch vụ công mức 4.
Tổ chức tuyên truyền đến cán bộ, công chức, viên chức, học sinh và nhân dân trên địa bàn đối với dịch vụ công mức độ 4 (bắt đầu thực hiện từ ngày 1/8/2018) và các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 về lĩnh vực tư pháp đang triển khai trên địa bàn TP bằng nhiều hình thức phù hợp điều kiện.
Trong đó, chú trọng thực hiện bằng những hình thức như sau:
Thực hiện đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp huyện, cấp xã (nếu có); Phát thanh trên hệ thống loa truyền thanh ở cơ sở; Tổ chức hoặc lồng ghép trong tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tập huấn cơ quan, đơn vị, các buổi tuyên truyền, họp dân, sinh hoạt dân cư; Biên soạn và phát hành tài liệu tuyên truyền; Có văn bản đề nghị các tổ chức đoàn thể trên địa bàn quan tâm phối hợp tuyên truyền về dịch vụ công lĩnh vực tư pháp và dịch vụ công mức 4 của TP.
Đối với 17 đơn vị quận, huyện triển khai thực hiện dịch vụ công mức 4, cần thực hiện việc niêm yết công khai quy trình thực hiện tại trụ sở UBND cấp huyện, xã; Bố trí đầy đủ trang thiết bị công nghệ thông tin, phương tiện làm việc và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, công chức liên quan để thực hiện; Phối hợp với đơn vị bưu chính công ích ký kết và thực hiện Thỏa thuận hợp tác làm căn cứ triển khai dịch vụ công mức 4.
UBND các quận, huyện, thị xã phối hợp chặt chẽ với đơn vị bưu chính để hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc bàn giao hồ sơ, phí, lệ phí giữa công chức bộ phần tiếp nhận và trả kết quả TTHC với nhân viên bưu điện, giữa nhân viên bưu điện và người dân; Thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện để đảm bảo việc thực hiện theo quy định của pháp luật và quy trình dịch vụ công mức 4.
Đồng thời, chỉ đạo phòng tư pháp, UBND cấp xã kịp thời báo cáo những khó khăn, vướng mắc, kiến nghị những nội dung cần sửa đổi về quy trình nghiệp vụ, giải pháp kỹ thuật để nâng cao chất lượng dịch vụ, phục vụ tốt hơn cho người dân và thuận tiện cho việc thao tác thực hiện của công chức.
