Bởi giao dịch có nguy cơ bị tuyên vô hiệu nếu người đại diện thực hiện không đúng thẩm quyền.
Theo Bộ luật Dân sự 2005, pháp nhân là một tổ chức được công nhận, được thành lập theo quy định của pháp luật, có cơ cấu tổ chức, có tài sản độc lập và nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
Đại diện của pháp nhân được quy định trong điều lệ hoặc quyết định thành lập pháp nhân, đại diện của pháp nhân có thể dưới 2 dạng: đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền. Bộ luật Dân sự 2015 không phân chia thành hai dạng như vậy, mà quy định người đại diện theo pháp luật của pháp nhân gồm: (1) người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ; (2) người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật; (3) người do tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại tòa án.
Mặt khác, Bộ luật Dân sự 2015 cũng quy định, một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo quy định. Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (gọi đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ hoặc theo quy định của pháp luật (gọi chung là đại diện theo pháp luật).
Luật Doanh nghiệp 2014 (Điều 13) quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước trọng tài, tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 1/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, mẫu “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” có mục “Người đại diện theo pháp luật của công ty”.
Trên thực tế, người đại diện theo pháp luật của công ty thường là chủ tịch (HĐTV hoặc HĐQT) hoặc là tổng giám đốc/giám đốc và điều này được quy định cụ thể trong điều lệ của mỗi công ty.
Như vậy, Luật Doanh nghiệp 2014 cũng có quy định 3 trường hợp người đại diện theo pháp luật như Bộ luật Dân sự 2015 (có hiệu lực từ 1/1/2017), nhưng khó phân định hơn.
Nói chung, khi xác định “người đại diện theo pháp luật của công ty” khi tham gia một giao dịch dân sự, cần xem xét đến sự phù hợp giữa hai mặt: “thẩm quyền” và “trường hợp đại diện”. Nếu một vấn đề không thuộc thẩm quyền của người đại diện chỉ định theo điều lệ (chủ tịch hoặc tổng giám đốc/giám đốc) thì việc nhân danh công ty để giao dịch sẽ xem là không đúng thẩm quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty, nên giao dịch đó có thể bị tuyên là vô hiệu.
Tuy nhiên, có thể gặp rắc rối nếu những người đại diện không chung quan điểm hoặc cùng lúc giao dịch đồng thời với nhiều người đại diện. Để xác định ai là người đại diện được chỉ định theo điều lệ và thẩm quyền của họ, cần xem xét các quy định trong điều lệ của công ty và thông tin về đăng ký kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia).
Hiện nay, khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh không thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do vậy, cần phải tra cứu thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để có thông tin cập nhật nhất.
Để phân định rõ việc đại diện theo chỉ định trong điều lệ của công ty, trong mẫu “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” hiện nay cungx cần sửa đổi mục “Người đại diện theo pháp luật của công ty” thành “người đại diện theo pháp luật chỉ định theo điều lệ của công ty” cho đúng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
