Từ ngày 1/1/2025, việc cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ) sang mẫu mới sẽ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
Đáng chú ý, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải đổi sổ. Pháp luật chỉ quy định 9 trường hợp cụ thể phải thực hiện cấp đổi, qua đó tránh gây tốn kém thời gian, chi phí không cần thiết cho người dân.
Theo khoản 1 Điều 38 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, trường hợp đầu tiên là khi người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã được cấp trước ngày 1/8/2024 sang mẫu mới. Đây là quyền lựa chọn của người dân, không phải nghĩa vụ bắt buộc nếu không thuộc các trường hợp khác.
Thứ hai, những sổ đã cấp nhưng bị ố, nhòe, rách hoặc hư hỏng đến mức ảnh hưởng đến nội dung thể hiện thì buộc phải cấp đổi để bảo đảm giá trị pháp lý và thuận lợi cho các giao dịch sau này. Việc duy trì một Giấy chứng nhận còn nguyên vẹn, rõ ràng là yêu cầu quan trọng trong quản lý đất đai.
Thứ ba là trường hợp Giấy chứng nhận được cấp chung cho nhiều thửa đất nhưng người sử dụng đất có nhu cầu được cấp riêng sổ cho từng thửa. Ngoài ra, nếu nhiều thửa đất được cấp chung một Giấy chứng nhận mà có một hoặc một số thửa thuộc diện bị thu hồi Giấy chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ thu hồi sổ cũ và cấp đổi theo mẫu mới đối với các thửa còn lại.
Thứ tư, khi mục đích sử dụng đất ghi trên Giấy chứng nhận tại thời điểm cấp không còn phù hợp với phân loại đất theo quy định mới của Luật Đất đai 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành như Nghị định 102/2024/NĐ-CP, người sử dụng đất phải thực hiện cấp đổi để bảo đảm sự thống nhất giữa hồ sơ pháp lý và quy định pháp luật hiện hành.
Thứ năm là khi vị trí thửa đất ghi trên sổ không chính xác so với thực tế sử dụng đất tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận. Sai lệch này có thể phát sinh do đo đạc trước đây chưa chính xác hoặc do thay đổi kỹ thuật bản đồ địa chính, đòi hỏi phải điều chỉnh lại cho đúng thực tế.
Thứ sáu, đất là tài sản chung của vợ chồng nhưng Giấy chứng nhận đã cấp chỉ ghi tên một người, nay có yêu cầu ghi đầy đủ tên cả hai vợ chồng thì phải thực hiện thủ tục cấp đổi. Quy định này góp phần bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cả hai bên trong quan hệ hôn nhân, nhất là khi phát sinh giao dịch dân sự.
Thứ bảy, Giấy chứng nhận đã cấp ghi tên hộ gia đình, nay các thành viên có chung quyền sử dụng đất có nhu cầu được ghi đầy đủ tên từng người trên Giấy chứng nhận thì cũng phải thực hiện cấp đổi. Việc ghi nhận cụ thể danh tính từng thành viên giúp hạn chế tranh chấp, minh bạch quyền sử dụng đất trong nội bộ gia đình.
Thứ tám là khi có thay đổi địa chỉ của thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận. Sự thay đổi này có thể do điều chỉnh địa giới hành chính hoặc thay đổi thông tin hành chính, khi đó Giấy chứng nhận cần được cập nhật để đồng bộ với dữ liệu quản lý nhà nước.
Thứ chín, trường hợp thay đổi kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính mà ranh giới thửa đất không thay đổi, người sử dụng đất cũng phải thực hiện cấp đổi. Đây là trường hợp kỹ thuật nhằm bảo đảm số liệu trên Giấy chứng nhận phù hợp với hồ sơ địa chính mới.
Ngoài 9 trường hợp nêu trên, người dân không bắt buộc phải đổi sang mẫu sổ mới. Đặc biệt, khi thực hiện thủ tục sang tên, chuyển nhượng mà Giấy chứng nhận cũ vẫn còn nguyên vẹn, không rách nát, không thuộc diện phải cấp đổi thì cơ quan chức năng không được yêu cầu người dân đổi sang mẫu mới nếu họ không có nhu cầu. Quy định này được đánh giá là góp phần giảm phiền hà hành chính, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Về thủ tục cấp đổi từ ngày 1/1/2025, khoản 2 và khoản 3 Điều 38 Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định rõ thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện. Người sử dụng đất cần chuẩn bị đơn đăng ký biến động đất đai, bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 1/1/2025 và giấy ủy quyền nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
Trường hợp Giấy chứng nhận ghi tên hộ gia đình mà có nhu cầu cấp đổi sang sổ mới ghi đầy đủ thành viên, đơn đăng ký biến động theo mẫu phải thể hiện rõ thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất. Nếu thửa đất có thay đổi kích thước cạnh, diện tích do đo đạc lại, người dân cần bổ sung trích đo bản đồ địa chính.
Hồ sơ được nộp tại bộ phận một cửa của UBND cấp tỉnh, huyện, xã; hoặc tại Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Cơ quan tiếp nhận sẽ cấp giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Trường hợp nộp tại Bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý theo thẩm quyền.
Về thời gian giải quyết, theo điểm a khoản 3 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền phải tiếp nhận và hẹn trả kết quả trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc. Đây là mốc thời gian quan trọng nhằm bảo đảm tính kịp thời, minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính về đất đai.
Như vậy, việc đổi sang mẫu sổ đỏ mới chỉ bắt buộc trong những trường hợp pháp luật quy định rõ ràng. Người dân cần nắm chắc quy định để bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời chủ động thực hiện khi thuộc diện phải cấp đổi, tránh phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng và giao dịch đất đai.
