Trong bối cảnh cơ quan thuế đẩy mạnh số hóa quản lý và siết chặt tính minh bạch của dòng tiền, câu chuyện “khách lẻ không lấy hóa đơn” vốn từng được xem là chi tiết nghiệp vụ nhỏ đang trở thành áp lực lớn đối với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả giới kế toán.
Từ quán cà phê, cửa hàng bán lẻ cho tới doanh nghiệp dịch vụ, không ít đơn vị đang lúng túng trước tình huống quen thuộc. Đó là khách thanh toán xong nhưng không cung cấp thông tin cá nhân, không yêu cầu hóa đơn hoặc từ chối phối hợp kê khai. Trong khi, quy định pháp luật về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, khiến doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị xem là kê khai thiếu doanh thu nếu xử lý không đúng.
DOANH NGHIỆP LÚNG TÚNG
Trong nhiều năm, một bộ phận doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn duy trì tâm lý rằng chỉ khi khách yêu cầu thì mới cần xuất hóa đơn. Tuy nhiên, theo các chuyên gia thuế, cách hiểu này không còn phù hợp với xu hướng quản lý hiện nay.
Bản chất của hóa đơn không đơn thuần là chứng từ giao cho người mua mà là công cụ để cơ quan quản lý đối chiếu doanh thu, kiểm soát dòng tiền và hàng tồn kho của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cơ quan thuế đang tăng cường kết nối dữ liệu ngân hàng, hóa đơn điện tử và hệ thống kê khai thuế số.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho giao dịch phát sinh, bất kể người mua có lấy hóa đơn hay không. Đây vẫn là nguyên tắc xuyên suốt của pháp luật thuế và kế toán dù đã qua nhiều lần sửa đổi.
Trên thực tế, nhiều kế toán thừa nhận áp lực lớn nhất hiện nay không nằm ở việc “có xuất hóa đơn hay không”, mà ở chỗ “xuất như thế nào” khi khách hàng không cung cấp thông tin.
Một chủ cửa hàng đồ uống tại Hà Nội cho biết: “Mỗi ngày đơn vị phát sinh hàng trăm giao dịch nhỏ lẻ. Phần lớn khách thanh toán qua chuyển khoản hoặc ví điện tử nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn. Nếu yêu cầu khách cung cấp đầy đủ họ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân cho từng giao dịch thì gần như không khả thi”.
Trong khi đó, nếu không xuất hóa đơn, doanh nghiệp đối diện rủi ro bị đánh giá là có doanh thu ngoài sổ sách khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu dòng tiền. Đây là lý do nhiều kế toán lựa chọn giải pháp xuất hóa đơn với nội dung “khách lẻ”, dù vẫn còn tâm lý lo ngại về tính pháp lý của cách làm này.
Sự lúng túng càng gia tăng sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung một số quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử. Theo đó, trong một số trường hợp đặc thù như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ xăng dầu, casino…, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin người mua.
Quy định này được xem là phù hợp với thực tiễn giao dịch số lượng lớn, giá trị nhỏ và khó thu thập dữ liệu khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ pháp luật mới chỉ liệt kê một số ngành nghề cụ thể, trong khi nhiều mô hình kinh doanh khác có tính chất tương tự lại chưa được hướng dẫn rõ ràng.
Điều này tạo ra “vùng xám” trong thực tiễn áp dụng. Cùng là giao dịch với khách lẻ không lấy hóa đơn, nhưng cây xăng có thể ghi thông tin đơn giản, còn quán cà phê, cửa hàng thời trang hay tiệm tạp hóa lại không biết nên xử lý ra sao để tránh rủi ro pháp lý.
Không ít kế toán cho rằng sự thiếu thống nhất này khiến họ rơi vào trạng thái “làm cũng lo, không làm cũng lo”. Bởi nếu ghi thiếu thông tin người mua có thể bị xem là hóa đơn không hợp lệ, nhưng nếu không xuất hóa đơn thì nguy cơ bị quy kết bỏ ngoài doanh thu còn lớn hơn.
ÁP LỰC SỐ HÓA
Trước phản ánh của cộng đồng doanh nghiệp về khó khăn khi khách hàng không phối hợp cung cấp thông tin hóa đơn, chuyên gia thuế cho biết pháp luật hiện hành đã có hướng dẫn đối với một số trường hợp cụ thể. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh, trừ các trường hợp đặc thù được quy định riêng.
Đối với khách lẻ là cá nhân không kinh doanh, nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không bắt buộc ghi mã số thuế. Riêng hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh cũng không nhất thiết phải có đầy đủ tên, địa chỉ hay chữ ký điện tử của người mua, trừ khi khách có nhu cầu cung cấp thông tin.
Đáng chú ý, cơ quan thuế khuyến khích các doanh nghiệp bán lẻ, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hình thức này giúp đơn giản hóa thao tác lập hóa đơn và giảm áp lực thu thập đầy đủ dữ liệu người mua trong từng giao dịch nhỏ lẻ.
Dù vậy, nhiều doanh nghiệp cho rằng điểm nghẽn hiện nay không chỉ nằm ở quy định pháp lý mà còn đến từ hạ tầng kỹ thuật.
Không ít doanh nghiệp phản ánh hệ thống kê khai thuế điện tử vẫn xảy ra tình trạng chậm, lỗi truy cập hoặc gián đoạn vào các thời điểm cao điểm quyết toán. Có trường hợp doanh nghiệp đã nộp thuế giá trị gia tăng đầy đủ nhưng hệ thống dịch vụ công vẫn hiển thị nợ thuế kéo dài nhiều tháng, thậm chí phát sinh thông báo tính tiền chậm nộp.
Theo đại diện cơ quan thuế Hà Nội, nguyên nhân chủ yếu do lượng truy cập tăng đột biến trong thời gian cao điểm hoặc quá trình bảo trì hệ thống. Trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật, người nộp thuế được khuyến nghị lưu lại hình ảnh, biên nhận hoặc dữ liệu chứng minh để làm căn cứ giải trình nếu phát sinh chậm kê khai do lỗi khách quan.
Từ góc độ quản trị doanh nghiệp, giới chuyên gia cho rằng điều quan trọng nhất hiện nay là xây dựng được hệ thống lưu trữ dữ liệu giao dịch đầy đủ, bao gồm chứng từ thanh toán, lịch sử chuyển khoản, dữ liệu bán hàng và thông tin đối chiếu doanh thu. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để chứng minh giao dịch có thật khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Trong bối cảnh ngành thuế đang chuyển mạnh sang quản lý dựa trên dữ liệu số, hóa đơn điện tử không còn là thủ tục hành chính đơn thuần mà trở thành “dấu vết số” phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy, thay vì chỉ nhìn hóa đơn như nghĩa vụ đối với khách hàng, nhiều doanh nghiệp bắt đầu xem đây là công cụ tự bảo vệ mình trước rủi ro pháp lý và thanh tra thuế. Và có lẽ, giữa một “vùng xám” pháp lý còn chưa được hướng dẫn đầy đủ, lựa chọn an toàn nhất với doanh nghiệp hiện nay vẫn là ghi nhận doanh thu minh bạch, xuất hóa đơn đầy đủ và chủ động lưu trữ dữ liệu giao dịch ngay từ đầu.