Để hiểu rõ hơn vấn đề trên, Thương gia đã có cuộc trao đổi với Luật sư Nguyễn Thanh Hà, Chủ tịch kiêm thành viên đồng sáng lập của Công ty Luật SBLAW.
Theo Luật sư Nguyễn Thanh Hà, việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế cần được cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục, tăng cường liên thông dữ liệu và phân loại rõ từng nhóm hồ sơ tồn đọng.
Tuy nhiên, làm sạch dữ liệu không đồng nghĩa với xóa bỏ nghĩa vụ thuế hay miễn trừ trách nhiệm pháp lý. Bài toán đặt ra là xử lý dứt điểm những hồ sơ kéo dài, giảm chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đồng thời bảo đảm thu hồi nợ thuế, xử lý vi phạm và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, người lao động, chủ nợ cùng các bên liên quan.
KHOẢNG TRỐNG VÒNG ĐỜI KINH DOANH
Theo ông, tình trạng doanh nghiệp, hộ kinh doanh không còn hoạt động nhưng vẫn tồn tại mã số thuế phản ánh những bất cập gì trong quản lý vòng đời của một đơn vị kinh doanh tại Việt Nam?
Thực trạng doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động trên thực tế nhưng mã số thuế vẫn còn tồn tại phản ánh khoảng cách giữa vòng đời thực tế và vòng đời pháp lý của chủ thể kinh doanh.
Một cơ sở có thể đã đóng cửa, không còn phát sinh doanh thu, người đại diện đã thay đổi nơi cư trú, nhưng thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế chưa được cập nhật hoặc xử lý tương ứng. Điều này khiến cơ quan quản lý gặp khó khăn trong việc xác minh tình trạng hoạt động thực tế và hoàn tất các thủ tục liên quan. Có thể nhìn nhận vấn đề từ ba khía cạnh.
Thứ nhất, chi phí và thủ tục rút lui khỏi thị trường. Việc gia nhập thị trường có thể tương đối thuận lợi, nhưng khi chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về kê khai, quyết toán thuế, thanh toán các khoản nợ và hoàn tất thủ tục theo quy định. Nếu không thực hiện đầy đủ, tình trạng pháp lý và thuế có thể tiếp tục tồn tại dù hoạt động kinh doanh đã dừng trên thực tế.
Thứ hai, tính liên thông và khả năng cập nhật dữ liệu quản lý. Nếu thông tin giữa cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan liên quan chưa được trao đổi, đối soát kịp thời, việc xác định chính xác tình trạng của một chủ thể kinh doanh sẽ gặp khó khăn, từ đó làm phát sinh hồ sơ tồn đọng.
Thứ ba, cơ chế phân loại và xử lý các trường hợp tồn đọng. Cần phân biệt trường hợp chủ thể chưa hoàn tất thủ tục do vướng mắc khách quan với trường hợp cố tình không thực hiện nghĩa vụ, bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Việc phân loại đúng sẽ giúp cơ quan quản lý lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp, vừa bảo đảm kỷ cương pháp luật, vừa tránh tạo thêm gánh nặng thủ tục không cần thiết.
Vì vậy, đây không chỉ là vấn đề số lượng mã số thuế chưa được chấm dứt hiệu lực, mà còn là bài toán quản lý xuyên suốt vòng đời của một đơn vị kinh doanh, từ khi thành lập, vận hành đến khi tạm ngừng hoặc rút lui khỏi thị trường. Mục tiêu cần hướng tới là bảo đảm dữ liệu phản ánh sát thực tế, thủ tục chấm dứt hoạt động minh bạch, khả thi và cơ quan quản lý có thể xử lý hiệu quả các trường hợp tồn đọng.
Một điểm cần lưu ý về thuật ngữ pháp lý. Trong trường hợp này, nên sử dụng cụm từ “chấm dứt hiệu lực mã số thuế” thay vì “xóa mã số thuế”, bởi việc chấm dứt hiệu lực không đồng nghĩa với việc xóa bỏ toàn bộ thông tin, lịch sử pháp lý và dữ liệu quản lý của chủ thể kinh doanh.
KHÔNG XOÁ NỢ THUẾ, XOÁ TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ
Theo ông, có cần phân loại rõ các trường hợp doanh nghiệp tự nguyện giải thể, ngừng hoạt động nhưng chưa giải thể, mất liên lạc, không còn tài sản và có dấu hiệu lợi dụng pháp nhân để vi phạm pháp luật hay không? Mỗi nhóm nên áp dụng cơ chế xử lý khác nhau như thế nào?
Theo tôi, việc phân loại các trường hợp là yêu cầu rất quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm tính công bằng trong thực thi pháp luật. Nếu áp dụng một quy trình xử lý chung cho tất cả các trường hợp, cơ quan quản lý có thể tạo thêm gánh nặng cho những chủ thể muốn tuân thủ, đồng thời chưa kiểm soát hiệu quả các trường hợp có nguy cơ lợi dụng pháp nhân để thực hiện hành vi vi phạm.
Trước hết, đối với doanh nghiệp tự nguyện giải thể, cần ưu tiên cơ chế phối hợp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, công khai tình trạng xử lý hồ sơ và hướng dẫn rõ ràng các nghĩa vụ cần hoàn thành. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, hạn chế tình trạng hồ sơ kéo dài do thiếu thông tin hoặc phải bổ sung thủ tục nhiều lần.
Đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc đã ngừng hoạt động trên thực tế nhưng chưa giải thể, cần xác minh tình trạng thực tế và nhu cầu tiếp tục kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó cập nhật đúng trạng thái pháp lý và nghĩa vụ liên quan. Không nên mặc nhiên coi việc ngừng hoạt động trên thực tế đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chấm dứt tồn tại về mặt pháp lý.
Đối với các trường hợp mất liên lạc hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cần có quy trình xác minh qua nhiều nguồn thông tin, thực hiện thông báo theo quy định và tạo điều kiện để chủ thể liên quan giải trình. Đồng thời, cần có cơ chế cập nhật hoặc khôi phục trạng thái phù hợp khi có đủ căn cứ, tránh để thông tin quản lý không phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Đối với các trường hợp đã ngừng hoạt động trong thời gian dài, được xác minh không còn tài sản, không phát sinh giao dịch và không có tranh chấp, có thể nghiên cứu cơ chế xử lý hồ sơ tồn đọng theo hướng đơn giản hóa, nhưng phải đáp ứng các điều kiện chặt chẽ do pháp luật quy định. Việc đơn giản hóa thủ tục không đồng nghĩa với miễn trừ các nghĩa vụ tài chính hoặc trách nhiệm pháp lý còn tồn tại.
Ngược lại, đối với các trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật, như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, tẩu tán tài sản, trốn thuế hoặc lợi dụng pháp nhân để chiếm đoạt tài sản, cần được phân loại để xác minh, thanh tra, kiểm tra hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý tùy theo tính chất vụ việc. Chính sách xử lý hồ sơ tồn đọng không nên trở thành cơ chế giúp các chủ thể né tránh nghĩa vụ hoặc trách nhiệm pháp lý.
Một điểm cũng cần đặc biệt lưu ý là phải phân biệt doanh nghiệp với hộ kinh doanh, bởi địa vị pháp lý và chế độ chịu trách nhiệm về tài sản của các chủ thể này không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, cơ chế xử lý cần được thiết kế dựa trên bản chất pháp lý, tình trạng thực tế và mức độ rủi ro của từng nhóm, thay vì chỉ căn cứ vào thời gian ngừng hoạt động. Theo tôi, đây là điều kiện quan trọng để vừa đơn giản hóa thủ tục hành chính, vừa bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước và ngăn ngừa hành vi lợi dụng chính sách.
Quan điểm “làm sạch dữ liệu không đồng nghĩa với xóa bỏ nghĩa vụ thuế” cần được hiểu như thế nào thưa ông? Theo quan điểm của ông, làm thế nào để chấm dứt tình trạng quản lý hành chính kéo dài mà vẫn bảo đảm việc thu hồi các khoản nợ, xử lý vi phạm và bảo vệ quyền lợi của Nhà nước?
Theo tôi, cần phân biệt rõ giữa việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế và việc xử lý các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế là thủ tục quản lý thuế theo quy định pháp luật, không đồng nghĩa với việc các khoản nợ thuế, tiền chậm nộp hay trách nhiệm pháp lý liên quan đương nhiên được xóa bỏ. Việc khoanh nợ, xóa nợ hoặc tiếp tục thu hồi phải được xem xét độc lập, trên cơ sở điều kiện và thẩm quyền luật định.
Để vừa xử lý dứt điểm tình trạng hồ sơ tồn đọng, vừa bảo đảm quyền lợi của Nhà nước, cần tách bạch nhưng liên thông giữa dữ liệu về tình trạng hoạt động, hiệu lực mã số thuế và dữ liệu về nghĩa vụ tài chính, vi phạm pháp luật. Trước khi hoàn tất hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cần đối soát và xác định rõ các nghĩa vụ còn tồn tại, khoản nào tiếp tục thu hồi, khoản nào đủ điều kiện khoanh hoặc xóa nợ để xử lý theo đúng quy định.
Đối với những trường hợp thực tế khó hoặc không còn khả năng thu hồi, cần có cơ chế quản lý riêng thay vì duy trì tình trạng hồ sơ tồn đọng vô thời hạn. Hồ sơ và chứng cứ liên quan vẫn phải được lưu trữ đầy đủ, đồng thời có thể tiếp tục xử lý khi xuất hiện căn cứ mới theo quy định pháp luật.
Tóm lại, làm sạch dữ liệu không phải là xóa bỏ nghĩa vụ, mà là chuyển từ quản lý hình thức sang quản lý thực chất: tình trạng pháp lý được cập nhật chính xác, nghĩa vụ tài chính được theo dõi minh bạch và trách nhiệm pháp lý vẫn được bảo đảm thực hiện theo quy định.
PHÂN LOẠI HỒ SƠ TỒN ĐỌNG, NGĂN NGUY CƠ LỢI DỤNG CHÍNH SÁCH ĐỂ "NÉ" NGHĨA VỤ
Có nên nghiên cứu cơ chế xử lý đơn giản hóa đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động nhiều năm, không phát sinh giao dịch, không có tài sản và đã được xác minh đầy đủ? Theo cách nhìn của ông, những điều kiện, tiêu chí và biện pháp kiểm soát nào cần đặt ra để ngăn ngừa lợi dụng chính sách?
Theo tôi, nên nghiên cứu cơ chế xử lý đơn giản hóa đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động lâu năm và được xác minh đầy đủ, nhưng đây phải là cơ chế có điều kiện dành cho hồ sơ rủi ro thấp, không phải chính sách xóa mã số thuế đại trà.
Về điều kiện áp dụng, cần xác minh thời điểm ngừng hoạt động, đối chiếu dữ liệu thuế, hóa đơn, đăng ký kinh doanh, tài sản và giao dịch trong phạm vi pháp luật cho phép; đồng thời rà soát các khoản nợ, tranh chấp, nghĩa vụ với người lao động, chủ nợ và tình trạng thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra nếu có.
Những trường hợp có thông tin mâu thuẫn hoặc dấu hiệu gian lận phải được chuyển sang quy trình xác minh đầy đủ.
Về kiểm soát, cần thiết lập quy trình thông báo công khai, tiếp nhận ý kiến của các bên liên quan, yêu cầu người đại diện hoặc chủ hộ chịu trách nhiệm về thông tin kê khai và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, căn cứ xử lý. Bên cạnh đó, cần có cơ chế hậu kiểm, xử lý hành vi khai báo sai và tiếp tục thu hồi các khoản nợ hoặc xử lý trách nhiệm pháp lý theo quy định.
Đặc biệt, các tiêu chí cụ thể như thời gian ngừng hoạt động, ngưỡng nợ hay thời hạn công khai phải được nghiên cứu trên cơ sở dữ liệu thực tế và quy định bằng văn bản có thẩm quyền, thay vì áp dụng tùy nghi.
Theo tôi, nguyên tắc cốt lõi là đơn giản hóa thủ tục nhưng không hạ thấp yêu cầu xác minh và kiểm soát rủi ro. Chính sách chỉ thực sự hiệu quả khi vừa xử lý được hồ sơ tồn đọng, vừa ngăn ngừa việc lợi dụng cơ chế này để né tránh nghĩa vụ hoặc trách nhiệm pháp lý.
KHƠI THÔNG HỒ SƠ TỒN ĐỌNG
Việc cải cách thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cần được đặt trong tổng thể cải cách thủ tục gia nhập, vận hành và rút lui khỏi thị trường như thế nào? Theo ông, cần thay đổi quy định, quy trình hay phương thức phối hợp nào trước tiên?
Theo tôi, cải cách thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cần được đặt trong tổng thể quản lý toàn bộ vòng đời kinh doanh, từ gia nhập, vận hành đến rút lui khỏi thị trường. Nếu việc thành lập ngày càng thuận lợi nhưng thủ tục chấm dứt hoạt động vẫn kéo dài, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ tiếp tục phải chịu chi phí tuân thủ lớn, trong khi dữ liệu quản lý ngày càng tích tụ những trường hợp không phản ánh đúng thực tế.
Trước tiên, cần chuẩn hóa trạng thái pháp lý và tăng cường liên thông dữ liệu giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã quy định về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh và việc trao đổi thông tin với hệ thống thuế. Vấn đề quan trọng là tổ chức thực hiện đồng bộ, xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý, hạn chế yêu cầu người dân cung cấp lặp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có thể khai thác hợp pháp.
Tiếp theo, cần hoàn thiện quy trình điện tử xuyên suốt, từ thông báo tạm ngừng, xác định nghĩa vụ thuế đến giải thể hoặc chấm dứt hoạt động và cập nhật trạng thái cuối cùng. Người dân cần có khả năng theo dõi tiến độ, biết rõ nguyên nhân hồ sơ bị đình trệ và những nghĩa vụ cần hoàn thành. Đồng thời, phải rà soát các quy định, quy trình phối hợp có nguy cơ tạo ra tình trạng hồ sơ bị ách tắc do các cơ quan chờ đợi lẫn nhau mà không có thời hạn xử lý rõ ràng.
Đối với hồ sơ phức tạp, cần xác định cụ thể cơ quan chủ trì, trách nhiệm của từng cơ quan phối hợp và cơ chế thông báo cho người nộp hồ sơ. Theo tôi, ưu tiên trước mắt không chỉ là rút ngắn thời gian xử lý, mà còn phải làm rõ trách nhiệm và bảo đảm tính liên thông trong toàn bộ quy trình. Đây là nền tảng để giảm chi phí tuân thủ, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm dữ liệu pháp lý, thuế phản ánh sát hơn tình trạng thực tế của chủ thể kinh doanh.
Làm thế nào để bảo đảm việc rà soát, chấm dứt hiệu lực mã số thuế không trở thành một chiến dịch xử lý số liệu đơn thuần, trong khi các khoản nợ thuế, hành vi vi phạm hoặc trách nhiệm pháp lý của người liên quan chưa được giải quyết thỏa đáng, thưa ông?
Theo tôi, hiệu quả cải cách không thể chỉ đo bằng số lượng mã số thuế được cập nhật hoặc chấm dứt hiệu lực, mà phải đánh giá cả chất lượng dữ liệu, kết quả đối soát nghĩa vụ thuế và khả năng tiếp tục xử lý trách nhiệm pháp lý khi cần thiết.
Để làm được điều đó, mỗi hồ sơ cần có thông tin đầy đủ về quá trình xác minh, tình trạng nợ thuế, kết quả rà soát và các dấu hiệu vi phạm nếu có. Những trường hợp đang được thanh tra, điều tra, cưỡng chế hoặc có tranh chấp cần được nhận diện và xử lý theo quy trình phù hợp, không đưa vào diện đơn giản hóa chỉ nhằm đạt chỉ tiêu. Đồng thời, cần tăng cường phối hợp giữa cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan liên quan, kết hợp hậu kiểm và trách nhiệm giải trình của người có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, cần công khai, minh bạch phương pháp thống kê, phân biệt rõ số chủ thể đã ngừng hoạt động thực tế, số hồ sơ được cập nhật trạng thái, số mã số thuế chấm dứt hiệu lực và kết quả xử lý các khoản nợ. Điều này giúp tránh tình trạng số liệu được cải thiện nhưng nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý vẫn chưa được giải quyết.
Theo tôi, mục tiêu cuối cùng phải là làm sạch dữ liệu đi đôi với làm rõ nghĩa vụ và trách nhiệm, bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước mà không tạo ra khoảng trống pháp lý để các chủ thể vi phạm né tránh trách nhiệm.
Kinh nghiệm quốc tế cho thấy những mô hình nào có thể tham khảo trong việc tự động cập nhật trạng thái doanh nghiệp, xác minh đơn vị không hoạt động và chấm dứt đăng ký theo điều kiện luật định? Việt Nam cần điều chỉnh ra sao để phù hợp với hệ thống pháp luật và thực tiễn quản lý trong nước?
Theo tôi, Việt Nam có thể tham khảo kinh nghiệm của Singapore và Vương quốc Anh trong việc kết hợp số hóa dữ liệu, công khai thông tin và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan khi xử lý doanh nghiệp không còn hoạt động.
Tại Singapore, ACRA có cơ chế xóa tên doanh nghiệp khỏi sổ đăng ký (striking off) theo các điều kiện luật định; cơ quan thuế và các bên có quyền lợi liên quan có thể phản đối khi có căn cứ. Tại Vương quốc Anh, thủ tục xóa đăng ký doanh nghiệp cũng gắn với việc thông báo công khai, tạo cơ hội cho chủ nợ và các bên liên quan phản đối, đồng thời cho phép khôi phục đăng ký trong những trường hợp đáp ứng điều kiện pháp luật. Điểm đáng tham khảo không phải là xóa tên doanh nghiệp một cách tự động, mà là xây dựng quy trình rõ ràng, minh bạch và có cơ chế bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Đối với Việt Nam, có thể nghiên cứu ứng dụng công nghệ để tự động nhận diện, cảnh báo các trường hợp lâu ngày không kê khai, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc có dữ liệu bất thường. Tuy nhiên, việc cảnh báo và phân loại rủi ro cần được phân biệt với quyết định chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc hoàn tất thủ tục giải thể, vốn phải tuân thủ điều kiện, thẩm quyền và trình tự theo pháp luật Việt Nam.
Trước mắt, nên nghiên cứu thí điểm đối với nhóm hồ sơ rủi ro thấp, xây dựng tiêu chí minh bạch, tăng cường liên thông dữ liệu và thiết lập cơ chế thông báo, phản đối phù hợp. Việc mở rộng cần dựa trên kết quả đánh giá và hậu kiểm thực tế.
Theo tôi, kinh nghiệm quốc tế cho thấy cải cách hiệu quả phải giúp chủ thể kinh doanh rút lui khỏi thị trường thuận tiện hơn, nhưng không tạo điều kiện để né tránh nghĩa vụ hoặc trách nhiệm pháp lý. Đây cũng nên là nguyên tắc xuyên suốt khi Việt Nam hoàn thiện cơ chế quản lý trong lĩnh vực này.
Thiết nghĩ, làm sạch dữ liệu phải đi đôi với làm rõ trách nhiệm. Cần khắc phục tình trạng thông tin quản lý không còn phản ánh đúng thực tế, đồng thời bảo đảm việc thu hồi nợ thuế, xử lý vi phạm và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, người lao động, chủ nợ và các bên liên quan.
Cải cách đúng hướng là đơn giản hóa thủ tục cho những chủ thể tuân thủ, đồng thời nâng cao khả năng nhận diện và xử lý các trường hợp có rủi ro. Khi đó, dữ liệu quản lý mới thực sự chính xác, chi phí hành chính được giảm thiểu và kỷ cương pháp luật vẫn được bảo đảm.
