Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng được điều chỉnh bằng các quy định pháp luật chặt chẽ, sàn giao dịch bất động sản được xác định là một chủ thể trung gian quan trọng, có vai trò kết nối, kiểm soát và tổ chức các giao dịch trên thị trường.
Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023 đã dành những quy định cụ thể để làm rõ khái niệm, điều kiện hoạt động cũng như nội dung hoạt động của sàn giao dịch bất động sản, qua đó xác lập vị trí pháp lý rõ ràng cho mô hình này trong hệ thống pháp luật.
ĐIỀU KIỆN HOẠT ĐỘNG
Theo khoản 10 Điều 3 Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023, sàn giao dịch bất động sản được xác định là nơi diễn ra các giao dịch về mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại và cho thuê mua bất động sản.
Thông qua sàn giao dịch, các chủ thể có nhu cầu mua bán, cho thuê hoặc chuyển nhượng bất động sản được tiếp cận thông tin một cách công khai, minh bạch và có tổ chức.
Từ quy định trên có thể thấy, sàn giao dịch bất động sản không chỉ tồn tại dưới hình thức một không gian giao dịch vật lý, mà còn có thể được tổ chức và vận hành dưới hình thức điện tử, phù hợp với xu hướng số hóa và ứng dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh. Dù ở hình thức nào, sàn giao dịch vẫn giữ vai trò trung gian, thực hiện việc tập hợp, cung cấp và xử lý thông tin liên quan đến bất động sản và các giao dịch phát sinh.
Bên cạnh việc xác định khái niệm, Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023 còn nhấn mạnh sàn giao dịch bất động sản phải “được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật này”.
Theo đó, không phải mọi tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hoạt động môi giới đều được coi là sàn giao dịch bất động sản, mà chỉ những chủ thể đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định về thành lập, tổ chức, nhân sự, quy chế hoạt động và nghĩa vụ công khai thông tin mới được công nhận là sàn giao dịch hợp pháp.
Các điều kiện hoạt động của sàn giao dịch bất động sản được quy định cụ thể tại Điều 55 Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023. Trước hết, đối với người quản lý, điều hành sàn giao dịch, luật yêu cầu phải có đầy đủ tư cách pháp lý để quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam và không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập hoặc điều hành doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Yêu cầu này nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và trách nhiệm trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của sàn.
Bên cạnh điều kiện về tư cách pháp lý, người quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản còn phải hoàn thành khóa đào tạo về quản lý, điều hành sàn giao dịch và được cấp chứng nhận theo quy định.
Việc đào tạo và cấp chứng nhận nhằm trang bị kiến thức pháp luật, nghiệp vụ môi giới bất động sản cũng như kỹ năng tổ chức, kiểm soát và quản lý giao dịch một cách bài bản. Đây là căn cứ để bảo đảm người đứng đầu sàn giao dịch có đủ năng lực chuyên môn và hiểu biết pháp lý cần thiết trong quá trình vận hành.
Về tư cách pháp nhân và đăng ký hoạt động, sàn giao dịch bất động sản phải được thành lập theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định và thực hiện đăng ký hoạt động với ngành nghề kinh doanh phù hợp.
Yêu cầu đăng ký hoạt động còn góp phần bảo đảm tính công khai và minh bạch của chủ thể tham gia thị trường bất động sản. Đây cũng là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước thực hiện công tác quản lý thuế, thanh tra, kiểm tra và giám sát hoạt động của sàn giao dịch. Nhờ đó, tình trạng hoạt động tự phát, không đăng ký hoặc hoạt động “chui” trong lĩnh vực bất động sản được hạn chế.
Ngoài ra, sàn giao dịch bất động sản phải xây dựng và ban hành quy trình giao dịch thống nhất, làm căn cứ tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động chuyên môn. Quy trình này phải được công khai để khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và giám sát.
Nội dung quy trình thường bao gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính pháp lý của bất động sản, niêm yết và cung cấp thông tin cho thị trường, tổ chức hoạt động môi giới, hỗ trợ đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán và bàn giao theo thỏa thuận.
Việc xây dựng quy trình giao dịch rõ ràng giúp chuẩn hóa nghiệp vụ, phân định trách nhiệm giữa các bộ phận trong sàn giao dịch và tạo điều kiện để hoạt động giao dịch được thực hiện một cách minh bạch, có kiểm soát. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của khách hàng và hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch.
Về địa điểm và cơ sở vật chất, sàn giao dịch bất động sản phải có địa điểm hoạt động cố định và cơ sở vật chất, kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Cơ sở vật chất bao gồm văn phòng làm việc, khu vực tiếp khách, hệ thống lưu trữ hồ sơ và các điều kiện cần thiết để phục vụ hoạt động giao dịch trực tiếp. Đồng thời, sàn giao dịch phải trang bị hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và các thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ việc lưu trữ, tra cứu và xử lý dữ liệu giao dịch.
HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?
Nội dung hoạt động của sàn giao dịch bất động sản được quy định tại Điều 56 Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023, bao gồm nhiều nhóm hoạt động khác nhau, phản ánh vai trò trung gian và tổ chức của sàn trong toàn bộ quá trình giao dịch.
Trước hết, hoạt động kiểm tra pháp lý và công khai thông tin được xác định là khâu đầu tiên và có ý nghĩa nền tảng trong quy trình vận hành của sàn giao dịch. Sàn có trách nhiệm rà soát tính pháp lý của bất động sản, kiểm tra các điều kiện đưa bất động sản vào kinh doanh trước khi cho phép thực hiện giao dịch. Đồng thời, các thông tin liên quan đến bất động sản phải được niêm yết và cung cấp đầy đủ, chính xác cho khách hàng.
Song song với hoạt động kiểm tra pháp lý, sàn giao dịch bất động sản thực hiện chức năng cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng tìm kiếm bất động sản phù hợp với nhu cầu. Nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, phân tích khả năng tài chính và mục đích sử dụng để định hướng lựa chọn bất động sản phù hợp. Sàn cung cấp dữ liệu sản phẩm đa dạng, được cập nhật thường xuyên, giúp khách hàng tiếp cận nguồn cung trên thị trường một cách thuận lợi.
Hoạt động môi giới và đàm phán là nội dung cốt lõi trong hoạt động của sàn giao dịch bất động sản. Sàn thực hiện vai trò trung gian kết nối giữa bên bán và bên mua, tổ chức các hoạt động giới thiệu, quảng bá và tiếp thị sản phẩm bất động sản. Nhân viên môi giới hỗ trợ các bên trong quá trình thương lượng và đàm phán các điều khoản giao dịch nhằm đạt được thỏa thuận phù hợp với nhu cầu và điều kiện của các bên tham gia.
Trong quá trình giao dịch, sàn giao dịch bất động sản còn hỗ trợ các bên lập và ký kết hợp đồng theo đúng quy định pháp luật. Nhân viên của sàn hướng dẫn các bên chuẩn bị hồ sơ, giải thích nội dung các điều khoản hợp đồng và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng phù hợp với thỏa thuận đã đạt được. Việc kiểm tra kỹ lưỡng hình thức và nội dung hợp đồng góp phần bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch.
Bên cạnh đó, sàn giao dịch hỗ trợ các bên trong khâu thanh toán và bàn giao bất động sản. Các hoạt động như hướng dẫn phương thức thanh toán, kiểm tra chứng từ, theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ bàn giao tài sản, hồ sơ pháp lý được tổ chức theo trình tự đã thỏa thuận trong hợp đồng. Sự tham gia của sàn giúp quá trình chuyển giao bất động sản được thực hiện theo đúng quy trình và có sự kiểm soát.
Một nội dung hoạt động quan trọng khác là việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu và dữ liệu liên quan đến bất động sản và các giao dịch đã thực hiện qua sàn. Sàn giao dịch có trách nhiệm bảo quản đầy đủ hợp đồng, giấy tờ pháp lý và các tài liệu phát sinh trong quá trình giao dịch. Hệ thống lưu trữ này phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết và là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh trong tương lai.
Ngoài các hoạt động chính nêu trên, sàn giao dịch bất động sản còn có thể cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác như tư vấn pháp lý, quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, định giá bất động sản và hỗ trợ thủ tục hành chính. Các dịch vụ này được tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong quá trình tham gia thị trường bất động sản.
Cuối cùng, sàn giao dịch bất động sản thực hiện chức năng xác nhận các giao dịch được tiến hành qua sàn và cung cấp thông tin, báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Việc xác nhận và báo cáo giúp cơ quan quản lý thực hiện công tác thống kê, theo dõi và quản lý thị trường bất động sản theo quy định pháp luật