Trong bối cảnh quản lý thuế đang chuyển mạnh sang mô hình dựa trên dữ liệu, hóa đơn điện tử và kiểm tra rủi ro, những thói quen kinh doanh vốn được xem là “linh hoạt” trước đây đang dần trở thành rủi ro pháp lý rõ rệt.
LỖ HỔNG HÓA ĐƠN
Thực tế quản lý cho thấy, không ít hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh vẫn chủ quan trong việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cũng như trong cách ứng xử khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra. Đây chính là hai “điểm mù” pháp lý phổ biến, có thể dẫn đến những khoản phạt không nhỏ, thậm chí kéo theo hệ lụy tài chính nghiêm trọng.
Theo chuyên gia thuế nhận định, một trong những vi phạm thường gặp là giao dịch mua bán với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhưng không lập hóa đơn, hoặc có lập nhưng hóa đơn không ghi đầy đủ thông tin bắt buộc của người mua. Việc bỏ trống tên người mua, không ghi mã số thuế hoặc căn cước công dân, ghi thông tin chung chung thay vì xác định rõ chủ thể giao dịch đang diễn ra khá phổ biến. Nhiều người cho rằng đây chỉ là thiếu sót về thủ tục, không ảnh hưởng lớn đến nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, về bản chất pháp lý, hành vi này không chỉ vi phạm quy định về hóa đơn mà còn gián tiếp tạo điều kiện để né tránh nghĩa vụ thuế.
Theo quy định hiện hành, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn và giao cho người mua, đồng thời ghi đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc. Đối với người mua là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hóa đơn phải thể hiện rõ tên hộ kinh doanh, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế hoặc thông tin định danh tương ứng. Việc ghi thiếu hoặc ghi không đúng bản chất giao dịch đều bị coi là vi phạm hành chính về hóa đơn.
Mức xử phạt cho các hành vi này không hề mang tính “nhắc nhở”. Cụ thể, Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng có thể bị xử phạt lên đến 80 triệu đồng tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm và bị xử phạt về hành vi trốn thuế ( phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn).
Hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định bị xử phạt từ 4 triệu đồng - 8 triệu đồng theo từng lần vi phạm. Những con số này cho thấy chi phí của việc “tiện tay bỏ qua” hóa đơn là không hề nhỏ.
Song song với vi phạm về hóa đơn, một rủi ro khác thường bị đánh giá thấp là thái độ không hợp tác khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra. Trong thực tế, không ít hộ kinh doanh có tâm lý né tránh, chậm cung cấp hồ sơ, kéo dài thời gian làm việc hoặc lấy lý do bận kinh doanh để không tiếp cán bộ kiểm tra. Nhiều người cho rằng việc này chỉ phản ánh thái độ, chưa đến mức bị xử phạt nếu chưa phát hiện sai phạm về thuế.
Cách hiểu này là một nhầm lẫn phổ biến. Pháp luật thuế coi không hợp tác khi kiểm tra là một hành vi vi phạm hành chính độc lập. Người nộp thuế có thể bị xử phạt 3-5 triệu đồng ngay cả khi cơ quan thuế chưa kết luận có sai phạm về số thuế phải nộp. Các hành vi như không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, trì hoãn làm việc không có lý do chính đáng, không cử người làm việc, không ký biên bản hoặc không chấp hành quyết định kiểm tra đúng thời hạn đều có thể bị xử phạt với mức tiền từ vài triệu đồng.
Điều quan trọng cần phân biệt là không hợp tác khi kiểm tra thuế không đồng nghĩa với việc thiếu hồ sơ do nguyên nhân khách quan. Trường hợp hồ sơ bị mất, hỏng dữ liệu hoặc gặp sự cố kỹ thuật có thể được xem xét theo từng hoàn cảnh cụ thể. Tuy nhiên, nếu người nộp thuế không chứng minh được lý do khách quan và không đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ theo quy định, rủi ro bị xử phạt vẫn hiện hữu. Việc đánh đồng hai khái niệm này khiến nhiều hộ kinh doanh đánh giá sai mức độ rủi ro pháp lý mà mình đang đối mặt.
Đáng chú ý, hệ quả của việc không hợp tác kiểm tra không dừng lại ở mức phạt hành chính. Trong nhiều trường hợp, thái độ né tránh khiến quá trình kiểm tra kéo dài và cơ quan thuế có thể xác định lại nghĩa vụ thuế trên cơ sở dữ liệu sẵn có. Nếu từ đó phát hiện kê khai thiếu doanh thu hoặc sai sót nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh không chỉ bị truy thu phần thuế còn thiếu mà còn có thể bị phạt thêm theo tỷ lệ phần trăm trên số thuế kê khai thiếu, kèm theo tiền chậm nộp. Khi đó, tổng chi phí tài chính phải gánh chịu thường lớn hơn rất nhiều so với mức phạt ban đầu vì không hợp tác.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ và dựa nhiều vào dữ liệu liên thông, việc tuân thủ quy định về hóa đơn và hợp tác khi kiểm tra thuế không còn là vấn đề “thiện chí” mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Chủ động rà soát lại quy trình xuất hóa đơn, bảo đảm ghi đầy đủ thông tin người mua, lưu trữ hồ sơ, sổ sách đúng quy định và bố trí người làm việc khi có yêu cầu kiểm tra là những bước cơ bản nhưng mang ý nghĩa phòng ngừa rủi ro rất lớn.
Với các hộ kinh doanh, tuân thủ đúng ngay từ đầu luôn là lựa chọn ít tốn kém nhất. Một hóa đơn ghi đủ thông tin và một buổi làm việc hợp tác đúng quy định có thể giúp tránh được những khoản phạt hàng triệu, thậm chí hàng chục triệu đồng, cũng như những hệ lụy pháp lý không đáng có trong quá trình kinh doanh.
KHÔNG HỢP TÁC KIỂM TRA THUẾ CÓ THỂ BỊ PHẠT ĐẾN 10 TRIỆU ĐỒNG
Trong quá trình quản lý thuế, việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế là hoạt động thường xuyên nhằm bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ pháp luật của người nộp thuế. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có nhiều hộ kinh doanh lúng túng hoặc chưa hiểu rõ nghĩa vụ hợp tác với cơ quan quản lý, dẫn đến các hành vi bị xem là không chấp hành hoặc cản trở hoạt động kiểm tra thuế.
Dưới góc độ pháp lý, Luật sư Đào Anh, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội cho biết, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, pháp luật không quy định trực tiếp một hành vi mang tên “không hợp tác kiểm tra thuế”. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh có các hành vi cản trở, không chấp hành yêu cầu của cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, thanh tra thì vẫn có thể bị xử phạt theo các nhóm hành vi vi phạm liên quan.
Cụ thể, hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng nếu thực hiện một trong các hành vi như: không nhận quyết định thanh tra, kiểm tra thuế hoặc quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về thuế do cơ quan thuế gửi theo đúng quy định; không chấp hành quyết định thanh tra, kiểm tra thuế quá thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày phải thực hiện; hoặc không ký biên bản kiểm tra, thanh tra trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi lập hoặc công bố biên bản.
Mức xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng có thể được áp dụng đối với các hành vi nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như không cung cấp số liệu, tài liệu, sổ kế toán liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu trong thời gian kiểm tra, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế. Ngoài việc bị xử phạt hành chính, người vi phạm còn bị buộc phải cung cấp đầy đủ các thông tin, tài liệu theo yêu cầu để phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế. Tương tự, trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quyết định niêm phong hồ sơ, két quỹ, kho hàng, vật tư, máy móc, thiết bị hoặc nhà xưởng cũng thuộc nhóm hành vi có thể bị xử phạt ở khung tiền này.
Dưới góc độ quản lý, pháp luật cũng đặt ra những nguyên tắc rõ ràng để bảo đảm hoạt động kiểm tra thuế diễn ra minh bạch và không gây cản trở hoạt động kinh doanh bình thường. Theo Luật Quản lý thuế 2025, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, việc kiểm tra thuế sẽ được thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó ưu tiên hình thức kiểm tra trực tuyến và khai thác dữ liệu điện tử. Hoạt động kiểm tra nhằm đánh giá tính đầy đủ, chính xác và trung thực của việc kê khai, nộp thuế, đồng thời bảo đảm không trùng lặp về nội dung, phạm vi và thời gian giữa các cơ quan thanh tra, kiểm tra và Kiểm toán Nhà nước, trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm cần kiểm tra lại.
Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu trốn thuế, pháp luật cho phép áp dụng một số biện pháp nghiệp vụ để phục vụ việc xác minh. Cụ thể, cơ quan quản lý thuế có thể yêu cầu các tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin bằng văn bản hoặc trả lời trực tiếp; đồng thời được quyền truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hoặc hệ thống máy tính tiền của người nộp thuế có dấu hiệu vi phạm. Khi cần thiết, trưởng đoàn kiểm tra thuế hoặc thủ trưởng cơ quan quản lý thuế cũng có quyền quyết định tạm giữ tài liệu liên quan để làm căn cứ xác định hành vi trốn thuế, kèm theo biên bản và quyết định tạm giữ theo đúng trình tự pháp luật.
Từ góc độ tư vấn pháp lý, các chuyên gia khuyến nghị hộ kinh doanh nên chủ động hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, cung cấp đầy đủ hồ sơ, sổ sách và thông tin theo yêu cầu. Việc chấp hành đúng quy định không chỉ giúp tránh các khoản xử phạt hành chính mà còn hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh nếu cơ quan chức năng nghi ngờ có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng hơn trong hoạt động kinh doanh.
