Định mức vận hành
Một trong những cái cần theo dõi liên quan đến tài chính của một mô hình F&B chính là định mức chi phí vận hành. Nếu không nắm rõ, ta sẽ chẳng thể tính được điểm hòa vốn, ta cũng chẳng thể mở chuỗi vì nếu không chi phí vận hành chuỗi sẽ đè bẹp bạn ngay, dù có là chuỗi cafe, bán lẻ gì đi chăng nữa! Vì bạn còn chưa biết chi phí bình quân một điểm bán là bao nhiêu, rồi bạn còn không biết vậy có đang là cao hay thấp thì sao mà tối ưu?
Thường một quán cafe hay nhà hàng, trước khi vào vận hành, chủ hoặc quản lý phải lên bảng kế hoạch phân bổ ước tính doanh thu và chi phí chi tiết khi quán chạy. Rồi từ kết quả thực tế, sẽ hình thành định mức thực tế, sau đó áp dụng các kỹ thuật để tối ưu chi phí thấp nhất có thể cho quán, khi nào làm được và quán có lãi mới nghĩ tới việc mở quán thứ 2. Bộp chộp nóng vội là chết vì làm F&B rất nguy hiểm.
Ví dụ, định mức trung bình của quán cafe của một người bạn mình sau khi theo dõi một tháng như sau: Cost vật tư: 27%; lương nhân viên: 25% (có cả lương quản lý); mặt bằng: 10%; Thuế phí, điện nước: 10%; Marketing kéo khách: 12%; Total chi phí 84%, lợi nhuận 16%.
Con số 84% cho bạn biết điều gì. Giả sử nếu 1 tháng quán kiếm được 200 triệu doanh thu thì chúng ta chỉ có lời được 32 triệu mà thôi.
Tối ưu định mức chi phí vận hành
Với chi phí nhân viên, cần phân bổ nhân viên tuỳ theo khung giờ khách đông khách vắng, tránh thừa nhân viên vì lương nhân viên là một trong những chi phí cao nhất.
Với chi phí cost vật tư, cần kiểm soát chặt chẽ mảng pha chế và bếp. Cần nắm phí cost vật tư và định lượng nguyên liệu chính xác cho từng món một trong menu. Do đó người quản lý, người chủ quán cafe hoặc nhà hàng tối thiểu phải biết vào bếp làm để hiểu định lượng, hiểu được cái món uống món ăn đó làm thế nào.
Ví dụ: 1kg cafe ra được bao nhiêu ly, 1 ly cafe cần bao nhiêu muỗng café, 1 lon sữa đặc ra được bao nhiêu ly cafe sữa đá, 1 kg cam ra được bao nhiêu ly cam vắt... Phải nắm vững định lượng và kiểm soát đầu vào kỹ, cuối tháng thống kê ra là biết đang bị phí chỗ nào. Ở đây chưa nói là nhân viên bớt xén mà chính bản thân mình chưa nắm kỹ để xảy ra phí phạm.
Đối với chi phí điện, cần tắt mở hợp lý các thiết bị, khu vực nào không có khách ngồi phải tắt giảm bớt. Sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện.
Chỉ cần bạn tiết kiệm được 20 triệu chi phí là lợi nhuận bằng với 100 triệu doanh thu tăng thêm. Mà quán cafe hay nhà hàng có số lượng ghế và sức chứa nhất định muốn thêm cũng không được. Vậy muốn tăng lợi nhuận hiệu quả nhất là giảm chi phí là tốt nhất. Nhiều bạn làm quán xá thấy khách đông nhưng quản lý chi phí không tốt cuối tháng không thấy lời đâu. Như nhiều thương hiệu có hàng trăm điểm bán mà cuối năm lời chưa đến vài tỷ, thật đáng tiếc.
Xác định giờ cao và thấp điểm
Quản lý hoặc chủ quán phải vẽ ra sơ đồ khung giờ cao điểm và thấp điểm, phải hiểu quán của mình cao và thấp lúc nào. Phải chi tiết từng giờ trong ngày. Để ra những chương trình kích khách vào thấp điểm. Ví dụ quán của mình thấp điểm 6:00-8:00 sáng và 15:00-18:00 chiều. Mình ra chương trình giảm 20% tổng bill ở 2 khung giờ thấp điểm này, cái chính không phải kiếm thêm lời ở 2 khung giờ này mà là kéo khách làm nền để quán đông vui, đặc điểm chung của các quán thành công là phải đông và vui chuẩn bị cho những cung giờ cao điểm.
Với các khung ngày trong tuần cũng vậy.
Chủ quán, quản lý phải là người hiểu quán của mình nhất, phải hiểu rõ quán mình chỗ ngồi nào, cái bàn nào, cái ghế nào ở vị trí xấu, muốn biết thì dễ lắm: lựa lúc khách đông gần full đứng nhìn cái bàn nào cái ghế nào mà khách chọn cuối cùng khi không còn sự lựa chọn, bất kì quán nào cũng sẽ có vài cái bàn cái ghế mà mình gọi là góc chết, ít được khách chọn ngồi nhất. Xử lý chỗ đó bằng cách sắp xếp lại hoặc bỏ luôn cái bàn đó mà thay vào chậu cây trang trí chẳng hạn cho tối ưu.
Kinh doanh F&B muốn tăng lợi nhuận bằng doanh thu rất khó khăn vì doanh thu có ngưỡng do giới hạn chỗ ngồi trong quán. Nên hãy luôn tối ưu thật tốt quy trình, tối ưu nhân sự, bố trí ca trực hợp lý, tối ưu từng góc ngồi, phòng nào ít ai lên thì tắt điện, bổ sung thêm nhiều hoạt động để khai thác phòng đó nhằm kéo doanh thu. Tất cả nhằm để kiểm soát chi phí tối ưu nhất.
