Sẽ có hai loại chi phí mà chủ ngành thực phẩm - ăn uống (F&B) nên biết và từ đó có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, đó là: Chi phí cố định và chi phí duy trì. Nhìn chung đầu tư setup một quán cà phê sẽ khá tốn kém, quan trọng ở khâu thiết kế kiến trúc và nội thất.
+ Chi phí cố định gồm: Tiền cọc mặt bằng, thiết kế và thi công nội ngoại thất, chi phí các vật dụng, chi phí nhân công, máy móc pha chế…
+ Chi phí duy trì: chi phí mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, thức uống, lương thực, thực phẩm, chi phí marketing, nhân viên…
Chi phí setup quán
Chi phí mặt bằng: Chi phí mở quán cà phê ban đầu lúc sẽ là chi phí mặt bằng. Tùy thuộc vào bạn đang mua hay thuê địa điểm kinh doanh thì số tiền chi trả cho hạng mục này sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dù là mua hay thuê địa điểm kinh doanh bạn vẫn vần phải chi tiền cải tạo, tu sửa quán theo ý tưởng, phong cách mà quán hướng tới phục vụ cho đối tượng khác hàng nào. Cụ thể chi phí gồm các khoản như sau: Tiền thuê mặt bằng 1 năm; tiền sơn, sửa và trang trí lại mặt bằng, lắp đặt điện nước (nếu cần).
Chi phí cho trang thiết bị: Đây cũng là hạng mục tốn nhiều chi phí mở quán cà phê nhất. Bạn cần đầu tư một số tiền khá lớn cho việc mua sắm các trang thiết bị như quầy pha chế, bàn ghế, máy móc pha cà phê, máy xay cà phê, bình hoặc máy đánh kem … Các vật dụng phục vụ khác như cốc, chén, ly,…. Trong đó, chú trọng nhất vẫn là các thiết bị máy cần được tỉ mỷ, đảm bảo được chất lượng đồ uống cho khách hàng như: Tủ lạnh, tủ mát, máy pha cà phê, máy xay cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây, máy Pos thanh toán, bàn ghế quán, bình nước nóng, cốc, ly, thìa, hệ thống đèn chiếu sáng, vật dụng vệ sinh quán…
Chi phí cho nguyên vật liệu: Để bắt đầu kinh doanh, bạn cần chi tiền cho mua sắm nguyên vật liệu ban đầu. Thông thường, chi phí này không nên vượt quá 25-40% doanh thu. Để kinh doanh quán cà phê thì không thể nào thiếu được các loại cà phê, đường, sữa, siro,…bên cạnh đó là các loại nước, trái cây và một số đồ ăn vặt.
Ngoài những khoản chính trong nhóm chi phí setup quán cà phê thì vẫn còn nhiều khoản phí cần thiết khác như chi phí dành cho nhân viên: Nếu thuê nhân viên thì bạn cần phải bỏ ra một số tiền để thuê nhân viên cho những tháng đầu chưa có lợi nhuận với mức dao động từ 4.000.000 – 5.000.000/ca/người tùy vào loại hình công việc; Chi phí dành cho nội thất quán café như các vật tư decor quán như tranh, cây cảnh, tivi, loa,...
Chi phí duy trì quán
Đây là chi phí khá quan trọng vì trong tháng đầu tiên cần quảng cáo thu hút khách hàng như chi phí phát sinh, chi phí cho điện, nước, wifi, quà tặng…
Để duy trì trong vòng 3 tháng ổn định dù không có doanh thu vẫn có thể chi phí cho các khoản cần thiết thì cần có quỹ riêng dự phòng lưu động 50.000.000 - 80.000.000 VNĐ nếu quán nhỏ, và vài tỷ nếu quán lớn như cà phê sân vườn.
Chi phí mở một quán cà phê không phải là nhỏ, chính vì thế chúng ta cần đầu tư đúng cách. Bên cạnh đó, để sở hữu những thiết bị pha cà phê chất lượng và tăng lợi nhuận cửa hàng cà phê của riêng mình, bạn nên chọn phong cách được khách hàng ưa chuộng nhất thời điểm hiện tại.
Quy trình setup quán cà phê
Tìm và khảo sát vị trí đặt quán cà phê theo concept dự định sẽ triển khai; Book thuê địa điểm, nghiên cứu ý tưởng decor và thuê decor quán cà phê phù hợp với công năng sử dụng; Lên menu quán; Đầu tư phần mềm quản lý; Tuyển nhân viên phù hợp với quy mô quán; Đào tạo nhân viên; Khai trương quán.
Thứ nhất, cần xác định tập khách hàng là bước hết sức quan trọng trong quá trình setup quán cà phê. Khi đã có địa điểm, bạn bắt đầu phải đặt ra cho mình câu hỏi: mình sẽ bán hàng cho ai? Và khi đã trả lời được câu hỏi này là bạn đã xác định được xu hướng thiết kế từ nội thất cho đến menu hay bộ nhận diện thương hiệu cho quán của mình.
Thứ hai, cần xây dựng menu quán cà phê như lên menu đồ uống trong quán cà phê, lên list trang thiết bị – dụng cụ quầy bar, lên bảng công thức pha chế chuẩn các món, lên danh sách giá bán dự kiến, tính Cost (giá vốn) chi tiết các món uống, tính % lợi nhuận theo giá bán, lên danh sách nhà cung ứng nguyên vật liệu.
Thứ ba, đào tạo chất lượng dịch vụ quán cà phê như: Đào tạo cách chào đón khách và tiễn khách, quy trình order (đưa Menu, mời đồ chính, mời đồ ăn vặt,..), trả đồ uống, chăm sóc khách hàng, thanh toán, dọn đồ.
Thứ tư, quản lý và vận hành bằng cách setup quán cà phê, phân chia công việc, nhiệm vụ từng bộ phận; Tuyển một quản lý vận hành trong tuần khai trương quán với thời gian hỗ trợ quán: tối thiểu 8h/ngày ở quán. Trong trường hợp có vấn đề phát sinh hay có lượng khách tăng đột biến mà hệ thống nhân sự hiện tại của quán không thể đáp ứng được khối lượng công việc, quản lý có thể trao đổi trực tiếp với chủ đề xuất nhân sự sau khi định biên nhân sự cần thêm bao nhiêu người và cho ca nào.
Setup hệ thống quản lý, chuẩn hóa từng vị trí. Bên cạnh đó cũng cần huấn luyện nhân viên xử lý tình huống trong các trường hợp thực tế (FAQs).
Thứ năm, marketing cho quán cà phê. Thời đại công nghệ và truyền thông lên ngôi, quán của bạn sẽ không còn cơ hội để chờ đợi “hữu xạ tự nhiên hương” nữa. Mà thay vào đó, bạn phải tìm cho mình những phương pháp và công cụ marketing phù hợp. Để marketing cho quán cà phê cần đầu tư thiết kế bộ nhận diện thương hiệu (logo, menu, cardvisit, đồng phục nhân viên, biển tên,…); Đầu tư card, thẻ vip, tích lũy số lần uống, standee tại quán; Chụp ảnh, quay clip đồ uống đặc trưng thật đẹp; Xây dựng và phát triển Fanpage, chạy event khai trương cùng nhiều chương trình khủng; Phủ review lên các site review ẩm thực như foody, lozi, diadiemanuong,...; Booking Review lên các kênh youtube ẩm thực…Đừng tiếc tiền cho việc này!
Nguyễn Tuấn Hùng – CEO Nanado
