Mô hình này đã gia nhập vào thị trường văn phòng của Việt Nam như thế nào? Liệu nó có phải là một bài toán mang tính tạm thời của các doanh nghiệp để đối phó với đại dịch, hay sẽ song hành cùng các hình thức văn phòng truyền thống?
Đối với giới đầu tư bất động sản và các nhà nghiên cứu thị trường, khi nhắc tới phân khúc văn phòng cho thuê tại TP. HCM, luôn được đánh giá là hoạt động rất hiệu quả. Có thể kể đến những con số ấn tượng như tỉ lệ lấp đầy luôn ở mức rất cao: 93% tại toà nhà tại Quận 1, với giá thuê trung bình đạt 43 USD/m2. Tương tự ở Quận 3, con số này là 94%, và khu vực ngoài trung tâm là 87% - số liệu ghi nhân vào quý III/2021.
Bà Từ Thị Hồng An, Giám đốc bộ phận cho thuê Thương mại, Savills Việt Nam nhận định, trong suốt quá trình giãn cách xã hội tại Thành phố, những con số này không có nhiều biến đổi lớn, nhu cầu của các khách thuê muốn tìm văn phòng ở khu vực trung tâm luôn đạt mức cao. Nguồn cung ít, nguồn cầu vẫn luôn hiện hữu, chính là một đòn bẩy tích cực cho việc triển khai mô hình làm việc kết hợp.
Bên cạnh đó, có thể thấy rằng chỉ số tăng trưởng GDP cũng là một con số quan trọng cho chúng ta thấy lí do thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp. Có thể thấy các giao dịch lớn trên thị trường nằm ở nhóm khách hàng Phân phối, CNTT & Truyền thông, Sản xuất- những nhóm có chỉ số tăng trưởng cao, những người sử dụng văn phòng thuộc về Tài chính, Phân phối, Bất động sản, Tư vấn, Chăm sóc sức khỏe…
Phần lớn các công ty trong số các nhóm này là đều đang có xu hướng áp dụng mô hình làm việc kết hợp. Sau đó, họ vẫn duy trì được tốc độ tăng trưởng. Như vậy, đây cũng là một thành tố để thúc đẩy xu hướng kết hợp này phát triển nhanh hơn.
Chia sẻ về sự khác nhau giữa khái niệm “văn phòng kết hợp” với các loại hình văn phòng mới nổi hiện nay, bà An cho rằng, trước đây, chúng ta luôn nói đến văn phòng linh hoạt (flexible office) và văn phòng chia sẻ (co-working). Hai mô hình này có nghĩa là các công ty khác nhau cùng chia sẻ một mặt bằng để tiết kiệm chi phí, cùng sử dụng các tiện ích chung như lễ tân, bảo vệ hoặc dịch vụ vệ sinh. Tất cả mọi dịch vụ và chi phí được cung cấp theo một gói sản phẩm, và họ sẽ phải chia sẻ với nhau trong văn phòng đó. Mặc dù mô hình này được nói đến rất nhiều nhưng nó vẫn có sự hạn chế khi áp dụng.
Văn hóa của mô hình này khá phù hợp với nhóm các công ty mới khởi nghiệp hay các công ty IT lớn vẫn làm việc theo từng dự án, hoặc một phòng ban nào đó của một công ty khi chưa tìm được văn phòng thì có thể đến văn phòng chia sẻ đó để ngồi tạm. Đây là một sự linh hoạt tạm thời và phù hợp với một số công ty, và vì thế không phải công ty nào và văn hóa doanh nghiệp nào cũng áp dụng được mô hình này.”
“Mô hình văn phòng làm việc kết hợp - Hybrid working ở được hiểu là những nhân viên văn phòng của một công ty vẫn sử dụng văn phòng của chính mình, do đó mỗi công ty vẫn sẽ giữ nguyên cốt lõi của mình trong công việc, trong hoạt động kinh doanh. Theo dự đoán, mô hình làm việc kết hợp sẽ được áp dụng và triển khai nhanh hơn rất nhiều so với văn phòng chia sẻ” bà An nói.
Theo bà An, vấn đề cốt lõi của việc chuyển đổi từ mô hình cũ sang mô hình linh hoạt, chính là việc áp dụng các nền tảng kỹ thuật số - digital. Các cuộc họp mặt trực tiếp có thể chuyển sang họp trực tuyến hoặc kết hợp cả hai, áp dụng các loại hợp đồng điện tử, các hình thức giao việc giữa người quản lý với nhân viên cũng được thực hiện online thông qua các phần mềm được áp dụng riêng cho từng bộ phận hoặc toàn công ty. Từ đó hình thành nên những “văn phòng số”
Cơ cấu của một văn phòng số gồm 4 yếu, cụ thể:
Giá trị cốt lõi của công ty: mỗi một môi trường làm việc đều phải cung cấp được cho nhân viên sự hợp tác, cộng tác làm việc với nhau bởi vì hầu hết các công việc kinh doanh đều chia sẻ theo dự án hoặc theo nhóm.
Nền tảng công nghệ: tại Văn phòng của Savills Việt Nam tại TP.HCM, với việc áp dụng mô hình làm việc kết hợp, tất cả các server room - hệ thống quản lý dữ liệu đã được chuyển lên cloud - điện toán đám mây để mọi nhân viên có thể truy cập được ở bất kì đâu. Các tác vụ cũng được thực hiện thông qua các ứng dụng được công ty lựa chọn sử dụng. Có thể nói, công nghệ cũng là một điều kiện tiên quyết để áp dụng mô hình này.
Bộ quản trị nhân viên: bộ công cụ để quản lý nhân viên cũng khá quan trọng để đảm bảo mô hình làm việc kết hợp sẽ thành công và sẽ được quyết định bởi ban điều hành. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được cá nhân hóa cho từng hoạt động của từng bộ phận.
Bộ ghi nhận hiệu suất làm việc của nhân viên: Yếu tố này cũng rất quan trọng để xác định được liệu rằng khi nhân viên ở bên ngoài thì họ có làm việc hiệu quả như khi ở trên văn phòng hay không. Nhân viên cũng sẽ được ghi nhận như đang thực sự xuất hiện tại văn phòng, trước mặt sếp thay vì làm việc tại nhà và lo ngại rằng thành tích, công việc của mình không được ghi nhận.
