Vấn đề quản lí thời gian luôn luôn là một vấn đề nan giải nhất của mỗi người, không phải ai cũng biết sắp xếp thời gian hợp lí để có thể dành nhiều thời gian vào những công việc quan trọng hàng đầu và dành ít thời gian vào những việc nhỏ, thường gây xao lãng tới những việc được ưu tiên.
Việc lựa chọn này không hề dễ dàng bởi vì mọi thứ trên thực tế thường xáo trộn với nhau, gây cản trở tới việc hoàn thành những công việc quan trọng. Xuất hiện từ lâu trên thế giới, quy tắc 40-30-20-10 là một khuôn mẫu để giúp bạn phân bổ thời gian hợp lí.
Sắp xếp thời gian 24 giờ mỗi ngày
Trước tiên, ta nên phân bổ thời gian 24 giờ của mỗi chúng ta sao cho hợp lí, đủ thời gian làm việc, sinh hoạt và nghỉ ngơi, đảm bảo cho sức khỏe.
- 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày
- 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
- 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
- 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…
Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Tập trung vào 3 việc ưu tiên hàng đầu
Tôi đã từng được giao quản lí một nhóm 5 người, tôi đã rất phân vân là làm sao vừa có thể giúp mọi người hoàn thành công việc được giao nhanh nhất, hiệu quả nhất mà lại vừa không gây áp lực hay ghét người quản lí là tôi.
Khi biết tới quy tắc 40-30-20-10, tôi đã áp dụng ngay tuần đầu tiên và đề nghị từng người viết ra ba việc ưu tiên hàng đầu của họ trong tuần này. Tuy nhiên, tôi đều nhận được từ 10 đến 12 việc ưu tiên trong một tuần của từng người họ. Tôi đã cố gắng yêu cầu họ bỏ bớt những việc ưu tiên, chỉ để con số “3” nhưng ai cũng cảm thấy khó. Thế mà khi tôi yêu cầu mỗi người đánh dấu 3 việc quan trọng nhất thì được ngay.
Tuần tiếp theo, tôi đã hỏi từng người họ làm thế nào với 3 việc ưu tiên hàng đầu này thì không ai làm hết cả 3 việc này. Tôi rất ngạc nhiên khi nhận được những lời giải thích rất giống nhau rằng ai cũng có một việc gì đó khác ngoài 3 việc này cần phải quan tâm, chính xác là họ bị phân tâm, xao lãng bởi những việc không quan trọng.
Hai tuần sau đó, khi tôi lại đưa ra yêu cầu cũ buộc họ phải viết ra 3 việc ưu tiên hàng đầu và tôi đã nhận được những gì tôi muốn. Mỗi người họ đã viết được ra chỉ 3 công việc quan trọng cần làm. Vì thế mà tôi đã nhận được kết quả mà tôi muốn. Thay vì trước kia, họ cùng hợp tác hoàn thành 50% việc mỗi tuần và chỉ làm xong một vài việc trong số đó, thì bây giờ họ đã hoàn thành kết hợp cả 15 việc ưu tiên mỗi tuần. Bài học mà tôi rút ra ở đây là tập trung sẽ tạo ra kết quả như mong đợi.
Ưu tiên làm lần lượt ba việc ưu tiên hàng đầu
Nhìn vào quy tắc 40-30-20-10, mỗi chúng ta thấy được rằng giải quyết những vấn đề ưu tiên số một cần sử dụng gấp đôi thời gian so với vấn đề ưu tiên số ba. Kết quả khi hoàn thành công việc ưu tiên hàng đầu của bạn chắc chắn có ảnh hưởng nhiều đến danh tiếng và vị trí trong sự nghiệp của bạn hơn là khi bạn dành nhiều thời gian để làm những việc nhỏ, đôi khi là không cần thiết.
Nếu bạn đã dành đến 90% thời gian để làm 3 việc quan trọng nhất và bạn chỉ còn 10% thời gian để làm nốt những việc khác thì bạn sẽ có hai lựa chọn để hoàn thành những việc không cần ưu tiên trong một thời gian ngắn ngủi.
Thứ nhất, có 10% thời gian. Thực tế là bạn khó có thể dành cả 100% thời gian làm các việc ưu tiên hàng đầu. Vì trong công việc, bạn luôn có một ai đó tương đối quan trọng như một nhân viên đang bán hàng tốt nhất tháng này hay khách hàng ruột có những yêu cầu riêng về sản phẩm, bạn cần dành thời gian để quan tâm xem họ đang chú ý đến điều gì.
Bạn có thể hi vọng rằng những gì họ quan tâm là những điều bạn làm trong danh sách công việc ưu tiên để bạn tiết kiệm được thời gian đáng quý, nếu không thì hãy dành 10% thời gian để tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ. Còn nếu trong trường hợp bạn không có ai phải quan tâm thì nên dành thời gian để đọc sách, thư giãn hay đơn giản chỉ là ngủ thôi.
Thứ hai, chỉ có 10% thời gian. Hãy thử nghĩ xem, đó chính là 1 giờ trong 10 giờ bạn làm việc mỗi ngày, tức là trong một ngày bạn cần phải giải quyết những việc ưu tiên từ số 1 đến 50 còn những việc hành chính hay những việc nhỏ khác bạn chỉ được phép làm trong 1 giờ. Tất nhiên bạn vẫn có thể thể làm hết được những việc này nếu bạn chọn áp dụng nghệ thuật giao việc. Và bạn nên làm vậy.
