Ông Lars Wittig - Tổng giám đốc Regus Philippines, Việt Nam và Campuchia
Một sự kiện hoàn hảo được tổ chức tại một địa điểm sang trọng chắc chắn sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Ngược lại, một sự kiện được tổ chức tại một địa điểm bình dân, thiếu chuyên nghiệp sẽ mang lại tác động tiêu cực tới thương hiệu mà bạn dày công xây dựng.
Sau đây là 5 bí quyết giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn cho sự kiện của doanh nghiệp mình:
- Vị trí thuận tiện
Sự phát triển thần tốc của Việt Nam đồng nghĩa với việc các tòa nhà văn phòng mới mọc ra như nấm, trong khi vấn nạn kẹt xe ngày càng phổ biến. Bạn cần phải tự hỏi: nơi tổ chức sự kiện của bạn có phải là một địa chỉ dễ tìm và ấn tượng không? Việc khách mời tới trễ, mướt mải và với tâm trạng không thoải mái chắc chắn không phải là điều bạn mong muốn.
Một ví dụ điển hình là Deutsches Haus (Ngôi nhà Đức) – tòa cao ốc văn phòng hạng sang tọa lạc trên đường Lê Duẩn mang đến cho khách mời cảm giác sang trọng và hiện đại – cảm giác thường có khi đặt chân tới các tòa nhà quốc tế hàng đầu London, Paris hoặc Thượng Hải.
Một địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiên di chuyển sẽ giúp khách mời tới đúng giờ và mang đến một khởi đầu hoàn hảo cho sự kiện của bạn.
- Tòa nhà và nhân viên
Nếu như địa điểm tổ chức sự kiện là chiếc xe hơi, thì chất lượng dịch vụ cũng quan trọng như động cơ xe vậy. Một trung tâm hội nghị hiện đại với các trang thiết bị tối tân cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chắc chắn sẽ giúp bạn an tâm hơn và tạo ấn tượng tốt với khách mời.
Trung tâm hội nghị Deutsches Haus là trung tâm hội nghị đầu tiên tại Việt Nam được thiết kế theo tiêu chuẩn Đức, với các thiết bị hiện đại nhất, được điều kiển từ xa bằng máy tính bảng
- Khai thác hình ảnh thương hiệu
Người tổ chức sự kiện cần hiểu rõ ý nghĩa cốt lõi của thương hiệu bạn. Việc tuân thủ những yếu tố chính của thương hiệu – kể cả những chi tiết nhỏ nhặt nhất như màu hoa phải cùng tông với màu logo doanh nghiệp, – sẽ góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu bạn trong mắt khách mời.
Tất cả những đòi hỏi trên chỉ có thể được đáp ứng bởi một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Bạn hãy kiểm tra liệu đơn vị cung cấp dịch vụ hội nghị có sở hữu đội ngũ nhân viên thiện chiến, giúp truyền tải thông điệp thương hiệu của DN bạn một cách đầy đủ nhất.
- Năng lực kỹ thuật
Việc chạy sự kiện DN đòi hỏi năng lực kỹ thuật cao, nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ mà không gặp phải những sự cố kỹ thuật đáng tiếc nào. Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật – như âm thanh, ánh sáng, sân khấu và máy chiếu là vô cùng quan trọng. Bạn chỉ có thể yên tâm khi hoàn toàn tin tưởng vào trình độ của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt sự kiện.
- Làm việc theo nhóm
Quản lý một sư kiện DN mang lại rất nhiều áp lực, đặc biệt nếu bạn chỉ tổ chức 1 hoặc 2 sự kiện lớn mỗi năm. Do vậy, một nhà cung cấp dịch vụ hội nghị chuyên nghiệp – người hiểu rõ những nhu cầu và thách thức của bạn khi phải tổ chức một sự kiện quan trọng – sẽ là một nguồn lực vô giá với bạn.
Những nhà quản lý sự kiện chuyên nghiệp cần biết chính xác họ cần phải làm gì để một sự kiện được diễn ra trơn tru và suôn sẻ. Họ biết bạn lo lắng vấn đề gì và sẽ giúp bạn an tâm khi kiểm tra tổng thể lần cuối.
Một khi bạn nắm được 5 bí quyết nói trên, chắc chắn sự kiện của bạn sẽ góp phần nâng cao uy tín của DN bạn đối với các cổ đông, khách hàng, đối tác và nhân viên.
Ông Lars Wittig - Tổng giám đốc Regus Philippines, Việt Nam và Campuchia
